Bài Tập, Đề Thi Trắc Nghiệm Online – Môn Quản Trị Văn Phòng – Đề 04

Câu 1: Trong bối cảnh làm việc văn phòng hiện đại, yếu tố nào sau đây thể hiện rõ nhất vai trò của quản trị văn phòng trong việc nâng cao hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên?

• A. Đảm bảo cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm và thiết bị.
• B. Tổ chức các buổi tiệc liên hoan và sinh nhật cho nhân viên.
• C. Thiết kế môi trường làm việc hiệu quả, hỗ trợ công nghệ và quy trình làm việc tối ưu.
• D. Giám sát thời gian làm việc và kỷ luật của nhân viên.

Câu 2: Chức năng "Tham mưu tổng hợp" của văn phòng thể hiện rõ nhất qua hoạt động nào sau đây?

• A. Tiếp nhận và phân phối công văn đi và đến.
• B. Soạn thảo báo cáo tổng kết hoạt động của cơ quan và trình lãnh đạo.
• C. Quản lý và cấp phát tài sản, thiết bị văn phòng.
• D. Tổ chức các cuộc họp và sự kiện của cơ quan.

Câu 3: Nguyên tắc "Hoạt động theo pháp luật và quy định" trong quản trị văn phòng có ý nghĩa quan trọng nhất đối với khía cạnh nào sau đây?

• A. Đảm bảo tính thẩm mỹ và tiện nghi của văn phòng.
• B. Nâng cao hiệu quả giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận.
• C. Tiết kiệm chi phí hoạt động văn phòng.
• D. Đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho cơ quan.

Câu 4: Xét về cơ cấu tổ chức văn phòng, hình thức "Văn phòng tập trung" thường phù hợp với loại hình cơ quan, tổ chức nào?

• A. Các cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức sự nghiệp công lập.
• B. Các tập đoàn kinh tế đa quốc gia với nhiều chi nhánh.
• C. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có quy mô linh hoạt.
• D. Các tổ chức phi chính phủ hoạt động theo dự án.

Câu 5: Ưu điểm nổi bật của việc bố trí văn phòng theo "không gian mở" là gì trong việc thúc đẩy môi trường làm việc?

• A. Tăng cường tính bảo mật và riêng tư cho nhân viên.
• B. Thúc đẩy giao tiếp, tương tác và làm việc nhóm hiệu quả hơn.
• C. Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu cho thiết kế văn phòng.
• D. Dễ dàng kiểm soát và giám sát nhân viên.

Câu 6: Yếu tố "Ánh sáng" trong môi trường văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý và hiệu suất làm việc của nhân viên như thế nào?

• A. Ánh sáng yếu giúp nhân viên tập trung cao độ hơn.
• B. Ánh sáng mạnh luôn tạo cảm giác hưng phấn và năng động.
• C. Ánh sáng tự nhiên và đủ sáng giúp giảm căng thẳng, mệt mỏi và tăng năng suất.
• D. Màu sắc ánh sáng không có tác động đáng kể đến tâm lý nhân viên.

Câu 7: Trong công tác văn thư, việc "số hóa" văn bản và tài liệu mang lại lợi ích quan trọng nhất nào sau đây?

• A. Giảm thiểu việc sử dụng giấy và bảo vệ môi trường.
• B. Tăng tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp cho văn phòng.
• C. Đơn giản hóa quy trình tiếp nhận và phân phối văn bản.
• D. Nâng cao hiệu quả lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ và bảo mật thông tin.

Câu 8: Để quản lý hiệu quả "thông tin" trong văn phòng, nhà quản trị cần ưu tiên thực hiện biện pháp nào?

• A. Tăng cường kiểm soát việc sử dụng internet và mạng xã hội của nhân viên.
• B. Xây dựng hệ thống quản lý thông tin khoa học, bảo mật và dễ dàng truy cập.
• C. Hạn chế tối đa việc trao đổi thông tin bằng văn bản giấy.
• D. Khuyến khích nhân viên chia sẻ thông tin tự do và không kiểm soát.

Câu 9: Trong tình huống văn phòng cần xử lý một lượng lớn dữ liệu và báo cáo phức tạp, loại thiết bị văn phòng nào sẽ hỗ trợ tốt nhất?

• A. Máy photocopy đa năng.
• B. Điện thoại IP.
• C. Hệ thống máy chủ (server) và máy trạm (workstation) cấu hình mạnh.
• D. Máy chiếu.

Câu 10: Tố chất "Năng động và nhạy cảm" có vai trò quan trọng như thế nào đối với nhà quản trị văn phòng trong việc điều hành và phát triển văn phòng?

• A. Giúp nhà quản trị duy trì sự ổn định và trật tự trong văn phòng.
• B. Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác bên ngoài.
• C. Đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình và quy định.
• D. Giúp nhà quản trị nắm bắt nhanh chóng sự thay đổi, đưa ra quyết định kịp thời và thích ứng.

Câu 11: Một văn phòng đang áp dụng hình thức "văn phòng phi địa điểm" (virtual office). Điều này có nghĩa là gì?

• A. Văn phòng hoạt động mà không có địa điểm vật lý cố định, nhân viên làm việc từ xa.
• B. Văn phòng được đặt tại nhiều địa điểm khác nhau để thuận tiện cho công việc.
• C. Văn phòng chỉ làm việc trực tuyến và không có giao dịch trực tiếp.
• D. Văn phòng có diện tích nhỏ và tối giản hóa không gian làm việc.

Câu 12: Trong quản lý hồ sơ văn phòng, "lập bảng tra cứu hồ sơ" có mục đích chính là gì?

• A. Phân loại và sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian.
• B. Giúp tìm kiếm và truy cập hồ sơ nhanh chóng và chính xác.
• C. Bảo quản hồ sơ khỏi hư hỏng và mất mát.
• D. Thống kê số lượng và tình trạng hồ sơ hiện có.

Câu 13: Để đảm bảo "an ninh thông tin" trong văn phòng, biện pháp nào sau đây là quan trọng hàng đầu?

• A. Lắp đặt camera giám sát tại tất cả các khu vực văn phòng.
• B. Quy định nhân viên không được sử dụng thiết bị cá nhân trong giờ làm việc.
• C. Xây dựng và thực hiện chính sách bảo mật thông tin, đào tạo nâng cao nhận thức cho nhân viên.
• D. Thường xuyên thay đổi mật khẩu wifi văn phòng.

Câu 14: Trong quản trị văn phòng, "quy trình làm việc chuẩn hóa" có vai trò gì đối với hiệu quả hoạt động?

• A. Tăng cường sự linh hoạt và sáng tạo trong công việc.
• B. Giảm bớt sự phụ thuộc vào năng lực cá nhân của từng nhân viên.
• C. Đơn giản hóa các thủ tục hành chính trong văn phòng.
• D. Đảm bảo tính nhất quán, hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong công việc.

Câu 15: Khi lựa chọn "màu sắc" chủ đạo cho văn phòng, yếu tố nào sau đây cần được ưu tiên xem xét để tạo môi trường làm việc tích cực?

• A. Sở thích cá nhân của lãnh đạo văn phòng.
• B. Tác động tâm lý của màu sắc đối với nhân viên và tính chất công việc.
• C. Xu hướng thiết kế nội thất văn phòng hiện tại.
• D. Chi phí và tính sẵn có của các loại sơn và vật liệu trang trí.

Câu 16: "Ergonomics văn phòng" tập trung vào việc thiết kế và bố trí không gian làm việc như thế nào để đạt mục tiêu chính?

• A. Tạo không gian làm việc sang trọng và hiện đại.
• B. Tối ưu hóa diện tích sử dụng văn phòng.
• C. Tối ưu hóa sự thoải mái, sức khỏe và hiệu suất làm việc của nhân viên.
• D. Giảm thiểu chi phí đầu tư vào nội thất và thiết bị văn phòng.

Câu 17: Trong quản lý cuộc họp văn phòng, việc "lập biên bản cuộc họp" có vai trò quan trọng nhất trong giai đoạn nào?

• A. Giai đoạn chuẩn bị cuộc họp.
• B. Giai đoạn tổ chức cuộc họp.
• C. Giai đoạn điều hành cuộc họp.
• D. Giai đoạn sau cuộc họp và theo dõi thực hiện quyết định.

Câu 18: "Văn hóa văn phòng" có ảnh hưởng như thế nào đến hiệu quả làm việc và sự gắn kết của nhân viên?

• A. Văn hóa văn phòng ít có tác động đến hiệu quả làm việc.
• B. Văn hóa văn phòng tích cực tạo động lực, tăng sự gắn kết và nâng cao hiệu quả làm việc.
• C. Văn hóa văn phòng chủ yếu ảnh hưởng đến hình ảnh bên ngoài của tổ chức.
• D. Văn hóa văn phòng chỉ quan trọng đối với các công ty đa quốc gia.

Câu 19: Tình huống: Văn phòng của bạn đang chuyển đổi sang "văn phòng xanh". Hành động nào sau đây thể hiện cam kết "xanh hóa" một cách thiết thực nhất?

• A. Trồng nhiều cây xanh trong văn phòng.
• B. Sử dụng các sản phẩm tẩy rửa sinh học.
• C. Thực hiện đồng bộ các giải pháp tiết kiệm năng lượng, giảm thiểu chất thải và sử dụng vật liệu thân thiện môi trường.
• D. Tổ chức các buổi tuyên truyền về bảo vệ môi trường cho nhân viên.

Câu 20: Trong quản lý "rủi ro văn phòng", việc xác định và đánh giá rủi ro là bước quan trọng để làm gì?

• A. Tránh né hoàn toàn các rủi ro có thể xảy ra.
• B. Chuyển giao rủi ro cho các bộ phận khác trong cơ quan.
• C. Giảm thiểu tối đa chi phí hoạt động văn phòng.
• D. Đưa ra các biện pháp phòng ngừa, giảm thiểu và ứng phó phù hợp với từng loại rủi ro.

Câu 21: Một nhân viên văn phòng thường xuyên bị căng thẳng do áp lực công việc và môi trường làm việc ồn ào. Biện pháp nào sau đây nhà quản trị văn phòng nên áp dụng để hỗ trợ nhân viên?

• A. Tăng cường giao thêm việc và yêu cầu nhân viên làm thêm giờ.
• B. Cải thiện môi trường làm việc, giảm tiếng ồn, khuyến khích nghỉ giải lao và tập thể dục giữa giờ.
• C. Thường xuyên nhắc nhở nhân viên về trách nhiệm và kỷ luật.
• D. Tổ chức các buổi kiểm tra sức khỏe định kỳ cho nhân viên.

Câu 22: Khi lựa chọn "phông chữ" cho văn bản hành chính của văn phòng, tiêu chí nào sau đây cần được ưu tiên hàng đầu?

• A. Tính thẩm mỹ và độc đáo của phông chữ.
• B. Sự phổ biến và dễ cài đặt của phông chữ.
• C. Tính dễ đọc, rõ ràng và phù hợp với văn bản chính thức.
• D. Kích thước và màu sắc đa dạng của phông chữ.

Câu 23: Trong quản lý tài sản văn phòng, việc "kiểm kê tài sản định kỳ" có mục đích chính là gì?

• A. Đối chiếu số lượng, tình trạng tài sản thực tế với sổ sách để quản lý chính xác và phát hiện sai sót.
• B. Định giá lại tài sản theo giá thị trường hiện tại.
• C. Lập kế hoạch bảo trì và sửa chữa tài sản.
• D. Phân bổ trách nhiệm quản lý tài sản cho từng bộ phận.

Câu 24: Để nâng cao "hiệu quả giao tiếp nội bộ" trong văn phòng, biện pháp nào sau đây mang tính chiến lược và bền vững nhất?

• A. Tăng cường sử dụng email và các công cụ chat trực tuyến.
• B. Xây dựng văn hóa giao tiếp cởi mở, minh bạch và khuyến khích phản hồi hai chiều.
• C. Tổ chức nhiều buổi họp giao ban và hội thảo nội bộ.
• D. Ban hành quy định về giao tiếp và xử phạt vi phạm.

Câu 25: Tình huống: Văn phòng bạn muốn triển khai "chính sách làm việc linh hoạt" (flexible working). Hình thức nào sau đây KHÔNG thuộc chính sách làm việc linh hoạt?

• A. Làm việc từ xa (telecommuting).
• B. Giờ làm việc linh hoạt (flextime).
• C. Chia sẻ công việc (job sharing).
• D. Làm việc toàn thời gian cố định tại văn phòng (full-time fixed office hours).

Câu 26: Trong quản lý "dịch vụ văn phòng" (office services), mục tiêu chính là gì?

• A. Tiết kiệm chi phí hoạt động văn phòng.
• B. Đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ và ngăn nắp.
• C. Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ công việc hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của nhân viên và hoạt động của cơ quan.
• D. Tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng và đối tác.

Câu 27: Để "đánh giá hiệu quả" hoạt động của văn phòng, tiêu chí nào sau đây phản ánh khách quan và toàn diện nhất?

• A. Mức độ hài lòng của lãnh đạo văn phòng.
• B. Mức độ đáp ứng mục tiêu, chất lượng dịch vụ, sự hài lòng của người sử dụng dịch vụ và chi phí hoạt động.
• C. Số lượng công việc văn phòng đã hoàn thành.
• D. Số lượng khiếu nại và phản ánh về hoạt động văn phòng.

Câu 28: Xu hướng "văn phòng thông minh" (smart office) tập trung ứng dụng công nghệ nào để nâng cao trải nghiệm và hiệu quả làm việc?

• A. Công nghệ in 3D.
• B. Công nghệ thực tế ảo (VR).
• C. Công nghệ blockchain.
• D. Internet vạn vật (IoT), tự động hóa và trí tuệ nhân tạo (AI).

Câu 29: Trong bối cảnh chuyển đổi số, kỹ năng nào sau đây trở nên ngày càng quan trọng đối với nhân viên văn phòng?

• A. Kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng, ứng dụng trực tuyến và công cụ số hóa.
• B. Kỹ năng giao tiếp trực tiếp và xây dựng quan hệ cá nhân.
• C. Kỹ năng viết tay và soạn thảo văn bản truyền thống.
• D. Kỹ năng quản lý hồ sơ giấy và lưu trữ vật lý.

Câu 30: Để xây dựng "văn phòng hạnh phúc" (happy office), yếu tố nào sau đây cần được nhà quản trị văn phòng chú trọng nhất?

• A. Trang trí văn phòng đẹp mắt và hiện đại.
• B. Tạo môi trường làm việc tích cực, tôn trọng, công bằng, quan tâm đến sức khỏe và phát triển của nhân viên.
• C. Tăng cường các hoạt động vui chơi, giải trí và team building.
• D. Nâng cao mức lương và phúc lợi cho nhân viên.