Bài Tập, Đề Thi Trắc Nghiệm Online – Môn Quản Trị Văn Phòng – Đề 08

Câu 1: Trong bối cảnh làm việc ngày càng linh hoạt, quản trị văn phòng hiện đại cần chú trọng yếu tố nào sau đây để đảm bảo hiệu suất và sự gắn kết của nhân viên, đặc biệt là khi một phần lực lượng lao động làm việc từ xa?

• A. Tối ưu hóa không gian văn phòng truyền thống để giảm chi phí
• B. Tăng cường kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên
• C. Ứng dụng công nghệ và nền tảng số để giao tiếp và cộng tác hiệu quả
• D. Giảm thiểu các hoạt động giao tiếp trực tiếp để tiết kiệm thời gian

Câu 2: Một doanh nghiệp đang xem xét chuyển đổi sang văn phòng không giấy (paperless office). Biện pháp nào sau đây là quan trọng nhất để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra thành công và giảm thiểu gián đoạn?

• A. Yêu cầu tất cả nhân viên tự học cách sử dụng phần mềm mới
• B. Đào tạo bài bản cho nhân viên về quy trình và công cụ làm việc mới
• C. Loại bỏ hoàn toàn giấy tờ trong vòng 1 tuần để tạo áp lực thay đổi
• D. Chỉ áp dụng văn phòng không giấy cho bộ phận hành chính

Câu 3: Để nâng cao hiệu quả sử dụng không gian văn phòng, doanh nghiệp nên áp dụng nguyên tắc bố trí nào sau đây, đặc biệt khi diện tích văn phòng có hạn?

• A. Bố trí theo kiểu hành lang dài để dễ dàng quản lý
• B. Chia nhỏ không gian thành nhiều phòng làm việc riêng biệt
• C. Ưu tiên không gian cho lãnh đạo cấp cao
• D. Kết hợp không gian làm việc mở và khu vực chức năng linh hoạt

Câu 4: Trong quản lý tài sản văn phòng, phương pháp kiểm kê định kỳ mang lại lợi ích chính nào sau đây?

• A. Đảm bảo tính chính xác của số lượng và tình trạng tài sản hiện có
• B. Giảm chi phí bảo trì tài sản
• C. Tăng giá trị tài sản văn phòng
• D. Đơn giản hóa thủ tục mua sắm tài sản mới

Câu 5: Tình huống: Văn phòng phẩm của công ty thường xuyên hết đột xuất, ảnh hưởng đến công việc. Giải pháp quản lý kho văn phòng phẩm nào sau đây giúp ngăn chặn tình trạng này hiệu quả nhất?

• A. Mua văn phòng phẩm số lượng lớn để được chiết khấu cao
• B. Giao việc quản lý kho văn phòng phẩm cho nhân viên mới
• C. Áp dụng hệ thống quản lý kho tự động và thiết lập mức tồn kho tối thiểu
• D. Hạn chế cấp phát văn phòng phẩm để tiết kiệm chi phí

Câu 6: Yếu tố nào sau đây là quan trọng nhất để xây dựng môi trường làm việc văn phòng tích cực và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên?

• A. Thiết kế văn phòng sang trọng và hiện đại
• B. Xây dựng văn hóa giao tiếp cởi mở và tôn trọng
• C. Tổ chức nhiều hoạt động ngoại khóa tốn kém
• D. Tăng cường giám sát và kỷ luật nghiêm khắc

Câu 7: Trong quản lý thông tin văn phòng, quy trình nào sau đây đảm bảo tính bảo mật và kiểm soát truy cập thông tin hiệu quả nhất?

• A. Lưu trữ tất cả thông tin trên máy tính cá nhân của nhân viên
• B. Chia sẻ mật khẩu truy cập hệ thống cho toàn bộ nhân viên
• C. Sử dụng USB cá nhân để trao đổi thông tin nội bộ
• D. Phân quyền truy cập thông tin theo vai trò và trách nhiệm công việc

Câu 8: Để tổ chức cuộc họp văn phòng hiệu quả, yếu tố nào sau đây cần được ưu tiên hàng đầu trước khi cuộc họp diễn ra?

• A. Chọn địa điểm họp sang trọng
• B. Mời càng nhiều người tham dự càng tốt
• C. Xác định rõ mục tiêu và chương trình nghị sự của cuộc họp
• D. Chuẩn bị đồ ăn nhẹ và nước uống phong phú

Câu 9: Trong xử lý và lưu trữ văn bản điện tử, định dạng file nào sau đây được khuyến nghị sử dụng để đảm bảo khả năng tương thích và lưu trữ lâu dài?

• A. .docx (Microsoft Word)
• B. .pdf/A (PDF for Archive)
• C. .pages (Apple Pages)
• D. .txt (Plain Text)

Câu 10: Khi lựa chọn dịch vụ thuê ngoài (outsourcing) cho một số hoạt động văn phòng (ví dụ: vệ sinh, bảo trì), tiêu chí nào sau đây cần được xem xét kỹ lưỡng nhất để đảm bảo chất lượng và hiệu quả?

• A. Giá dịch vụ rẻ nhất
• B. Nhà cung cấp có trụ sở gần văn phòng công ty
• C. Số lượng nhân viên lớn của nhà cung cấp
• D. Uy tín, kinh nghiệm và năng lực chuyên môn của nhà cung cấp

Câu 11: Một nhân viên văn phòng nhận thấy đồng nghiệp thường xuyên sử dụng máy in công cộng để in tài liệu cá nhân. Hành động nào sau đây là phù hợp nhất để giải quyết tình huống này một cách chuyên nghiệp?

• A. Báo cáo ngay lập tức với cấp trên để xử phạt đồng nghiệp
• B. Chụp ảnh và đăng lên mạng xã hội để cảnh báo đồng nghiệp
• C. Góp ý trực tiếp với đồng nghiệp một cách tế nhị và nhắc nhở về quy định công ty
• D. Lờ đi vì cho rằng đó là việc cá nhân của đồng nghiệp

Câu 12: Trong quản lý rủi ro văn phòng, sự cố mất điện đột ngột có thể gây gián đoạn hoạt động. Biện pháp phòng ngừa nào sau đây là hiệu quả nhất để giảm thiểu tác động của rủi ro này?

• A. Mua bảo hiểm cho toàn bộ thiết bị văn phòng
• B. Trang bị hệ thống điện dự phòng (UPS) cho các thiết bị quan trọng
• C. Tăng cường kiểm tra hệ thống điện định kỳ
• D. Lắp đặt nhiều cửa sổ để tận dụng ánh sáng tự nhiên

Câu 13: Để đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận văn phòng, chỉ số đo lường (KPI) nào sau đây là phù hợp nhất để theo dõi mức độ hài lòng của nhân viên đối với các dịch vụ hỗ trợ văn phòng?

• A. Số lượng văn bản được xử lý trong tháng
• B. Chi phí văn phòng phẩm sử dụng bình quân đầu người
• C. Thời gian phản hồi yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật
• D. Tỷ lệ nhân viên đánh giá "hài lòng" hoặc "rất hài lòng" về dịch vụ văn phòng

Câu 14: Trong quản lý dự án văn phòng (ví dụ: chuyển văn phòng mới), công cụ nào sau đây giúp lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và phân công công việc hiệu quả nhất?

• A. Microsoft Word
• B. Microsoft Excel
• C. Phần mềm quản lý dự án (ví dụ: Trello, Asana, Microsoft Project)
• D. Email

Câu 15: Nguyên tắc "5S" (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng) được áp dụng trong quản trị văn phòng nhằm mục đích chính nào?

• A. Tạo môi trường làm việc khoa học, ngăn nắp và nâng cao năng suất
• B. Giảm chi phí thuê văn phòng
• C. Tăng tính thẩm mỹ cho văn phòng
• D. Đơn giản hóa quy trình làm việc

Câu 16: Để đảm bảo an toàn lao động trong văn phòng, biện pháp nào sau đây cần được ưu tiên thực hiện đối với hệ thống dây điện và thiết bị điện?

• A. Sử dụng ổ cắm điện kéo dài để tăng tính tiện lợi
• B. Kiểm tra, bảo trì hệ thống điện định kỳ và đảm bảo cách điện an toàn
• C. Tắt hết thiết bị điện khi hết giờ làm việc
• D. Hướng dẫn nhân viên tự sửa chữa điện khi có sự cố nhỏ

Câu 17: Trong quản lý khách đến văn phòng, quy trình đăng ký khách chuyên nghiệp mang lại lợi ích nào sau đây cho doanh nghiệp?

• A. Giảm chi phí lễ tân
• B. Tăng cường kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên
• C. Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và đảm bảo an ninh văn phòng
• D. Đơn giản hóa thủ tục hành chính

Câu 18: Tình huống: Văn phòng thường xuyên bị ồn ào do tiếng ồn từ bên ngoài và hoạt động của các bộ phận khác. Giải pháp nào sau đây giúp cải thiện vấn đề này hiệu quả nhất?

• A. Yêu cầu nhân viên nói nhỏ hơn khi làm việc
• B. Mở nhạc nhẹ trong văn phòng để át tiếng ồn
• C. Chuyển văn phòng đến khu vực yên tĩnh hơn
• D. Sử dụng vật liệu cách âm cho tường, trần và cửa sổ văn phòng

Câu 19: Yếu tố nào sau đây cần được xem xét khi lựa chọn màu sắc chủ đạo cho văn phòng làm việc để tạo không gian làm việc hiệu quả và thoải mái?

• A. Màu sắc theo sở thích của lãnh đạo
• B. Mục đích sử dụng không gian và tác động tâm lý của màu sắc
• C. Màu sắc theo phong thủy
• D. Màu sắc đang là xu hướng thịnh hành

Câu 20: Trong quản lý đội ngũ nhân viên văn phòng, kỹ năng mềm nào sau đây là quan trọng nhất đối với người quản lý để xây dựng đội ngũ đoàn kết và hiệu quả?

• A. Kỹ năng sử dụng phần mềm văn phòng nâng cao
• B. Kỹ năng ngoại ngữ
• C. Kỹ năng giao tiếp, lắng nghe và phản hồi hiệu quả
• D. Kỹ năng quản lý tài chính cá nhân

Câu 21: Để tiết kiệm chi phí điện năng trong văn phòng, giải pháp nào sau đây mang lại hiệu quả cao nhất và bền vững?

• A. Tắt đèn và thiết bị điện khi ra ngoài
• B. Sử dụng điều hòa ở nhiệt độ cao
• C. Hạn chế sử dụng máy tính cá nhân
• D. Tận dụng ánh sáng tự nhiên và sử dụng thiết bị chiếu sáng tiết kiệm điện (LED)

Câu 22: Trong bối cảnh chuyển đổi số, vai trò của người quản trị văn phòng đang thay đổi như thế nào?

• A. Giảm bớt tầm quan trọng do công nghệ thay thế
• B. Trở thành người dẫn dắt ứng dụng công nghệ và tối ưu hóa quy trình làm việc
• C. Chỉ tập trung vào các công việc hành chính truyền thống
• D. Không thay đổi, vẫn giữ vai trò như trước đây

Câu 23: Khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ internet cho văn phòng, yếu tố nào sau đây quan trọng nhất để đảm bảo hoạt động trực tuyến ổn định và hiệu quả?

• A. Giá cước rẻ nhất
• B. Khuyến mãi hấp dẫn
• C. Độ ổn định và tốc độ đường truyền
• D. Thương hiệu nổi tiếng

Câu 24: Để khuyến khích nhân viên văn phòng chủ động và sáng tạo trong công việc, biện pháp quản lý nào sau đây là phù hợp nhất?

• A. Giao việc chi tiết và giám sát chặt chẽ từng bước
• B. Đặt ra mục tiêu cao và gây áp lực để đạt được
• C. Hạn chế quyền tự chủ của nhân viên để đảm bảo kỷ luật
• D. Trao quyền, tạo không gian thử nghiệm và ghi nhận đóng góp của nhân viên

Câu 25: Trong quản lý hồ sơ văn phòng, việc phân loại và sắp xếp hồ sơ khoa học mang lại lợi ích chính nào sau đây?

• A. Tiết kiệm thời gian tìm kiếm và truy cập thông tin
• B. Giảm chi phí in ấn
• C. Tăng tính thẩm mỹ cho văn phòng
• D. Đơn giản hóa quy trình làm việc

Câu 26: Tình huống: Máy photocopy văn phòng bị hỏng đột xuất vào thời điểm cần in tài liệu gấp cho cuộc họp quan trọng. Giải pháp tạm thời nào sau đây là hợp lý nhất để ứng phó?

• A. Yêu cầu nhân viên tự mang máy in cá nhân đến văn phòng
• B. Sử dụng dịch vụ photocopy bên ngoài hoặc máy in dự phòng (nếu có)
• C. Hoãn cuộc họp cho đến khi máy photocopy được sửa xong
• D. In tài liệu bằng tay

Câu 27: Để đảm bảo tính liên tục trong hoạt động văn phòng (business continuity), kế hoạch ứng phó khẩn cấp cần tập trung vào yếu tố nào sau đây?

• A. Mua bảo hiểm tài sản giá trị cao
• B. Tổ chức diễn tập phòng cháy chữa cháy hàng tháng
• C. Xác định các rủi ro tiềm ẩn và xây dựng quy trình ứng phó cho từng tình huống
• D. Tăng cường bảo vệ an ninh vật lý cho văn phòng

Câu 28: Trong quản lý môi trường làm việc xanh (green office), hành động nào sau đây thể hiện cam kết bảo vệ môi trường một cách thiết thực?

• A. Sử dụng nhiều cây xanh trang trí trong văn phòng
• B. Tuyên truyền về lợi ích của văn phòng xanh
• C. Mua sắm các sản phẩm thân thiện với môi trường
• D. Thực hiện phân loại rác thải tại nguồn và tái chế giấy

Câu 29: Để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng, nguyên tắc giao tiếp nào sau đây cần được ưu tiên?

• A. Luôn yêu cầu giá thấp nhất
• B. Tôn trọng, minh bạch và hợp tác cùng có lợi
• C. Kiểm soát chặt chẽ và gây áp lực với nhà cung cấp
• D. Thay đổi nhà cung cấp thường xuyên để có giá tốt hơn

Câu 30: Trong quản trị văn phòng hiện đại, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ như hệ thống quản lý văn phòng điện tử (E-Office) mang lại lợi ích tổng thể nào cho tổ chức?

• A. Giảm số lượng nhân viên văn phòng
• B. Tăng chi phí đầu tư vào công nghệ
• C. Nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và cải thiện khả năng phối hợp
• D. Đơn giản hóa công tác quản lý nhân sự