Bài Tập, Đề Thi Trắc Nghiệm Online – Môn Quản Trị Văn Phòng – Đề 01

Câu 1: Trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng phổ biến, yếu tố nào sau đây trở nên quan trọng nhất đối với quản trị văn phòng hiện đại để duy trì hiệu suất và sự gắn kết của nhân viên?

• A. Đảm bảo không gian làm việc vật lý tiện nghi tại trụ sở chính.
• B. Duy trì các kênh giao tiếp hiệu quả và linh hoạt (ví dụ: họp trực tuyến, phần mềm cộng tác).
• C. Tăng cường kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên thông qua phần mềm giám sát.
• D. Giảm thiểu các cuộc họp trực tuyến để tránh gây xao nhãng cho nhân viên.

Câu 2: Một công ty đang xem xét chuyển đổi sang văn phòng không giấy (paperless office). Biện pháp thiết yếu nào sau đây cần được ưu tiên thực hiện đầu tiên để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả?

• A. Ngay lập tức loại bỏ tất cả máy in và thiết bị văn phòng liên quan đến giấy.
• B. Yêu cầu tất cả nhân viên tự chịu trách nhiệm số hóa tài liệu cá nhân của họ.
• C. Tiến hành đánh giá toàn diện và số hóa các tài liệu giấy hiện có của công ty.
• D. Đào tạo nhân viên về các quy định mới liên quan đến bảo mật tài liệu số.

Câu 3: Trong tình huống văn phòng áp dụng mô hình "bàn làm việc nóng" (hot-desking), thách thức lớn nhất mà quản lý văn phòng cần giải quyết để đảm bảo nhân viên có trải nghiệm làm việc tích cực là gì?

• A. Đảm bảo vệ sinh và sự sẵn sàng của bàn làm việc cho mỗi nhân viên khi họ đến.
• B. Phân bổ bàn làm việc dựa trên chức vụ và thâm niên của nhân viên.
• C. Giảm số lượng bàn làm việc để tối ưu hóa không gian văn phòng.
• D. Khuyến khích nhân viên mang theo đồ dùng cá nhân tối thiểu để bàn làm việc gọn gàng.

Câu 4: Để cải thiện hiệu quả sử dụng không gian trong văn phòng nhỏ, giải pháp bố trí nào sau đây là phù hợp nhất?

• A. Bố trí văn phòng theo không gian mở hoàn toàn để tạo cảm giác rộng rãi.
• B. Sử dụng nội thất đa năng, tích hợp chức năng lưu trữ (ví dụ: bàn làm việc có ngăn kéo, tủ tài liệu âm tường).
• C. Tăng cường sử dụng vách ngăn di động để linh hoạt chia không gian khi cần.
• D. Giảm số lượng cây xanh và vật trang trí để tránh làm rối mắt và chiếm diện tích.

Câu 5: Một nhân viên văn phòng thường xuyên cảm thấy mệt mỏi và căng thẳng vào cuối ngày làm việc. Yếu tố môi trường văn phòng nào sau đây có khả năng cao nhất gây ra tình trạng này?

• A. Nhiệt độ phòng quá thấp do điều hòa hoạt động liên tục.
• B. Thiếu không gian xanh và cây cảnh trong văn phòng.
• C. Ánh sáng màn hình máy tính quá chói hoặc không phù hợp với môi trường làm việc.
• D. Tiếng ồn từ đồng nghiệp xung quanh khi làm việc nhóm.

Câu 6: Quy trình quản lý văn bản đi đến quan trọng nhất ở giai đoạn nào để đảm bảo văn bản được thực hiện và theo dõi hiệu quả?

• A. Soạn thảo và trình duyệt văn bản.
• B. Đăng ký và đóng dấu văn bản.
• C. Lưu trữ văn bản gốc.
• D. Theo dõi và đôn đốc việc thực hiện văn bản.

Câu 7: Để bảo mật thông tin nhạy cảm của công ty trong môi trường văn phòng mở, biện pháp nào sau đây là cần thiết nhất về mặt quản trị văn phòng?

• A. Lắp đặt camera giám sát ở tất cả khu vực làm việc.
• B. Thiết lập các quy định rõ ràng về bảo mật thông tin và đào tạo nhân viên về các quy định này.
• C. Sử dụng phần mềm mã hóa dữ liệu cho tất cả máy tính trong văn phòng.
• D. Hạn chế quyền truy cập internet của nhân viên để tránh rò rỉ thông tin.

Câu 8: Trong việc quản lý tài sản văn phòng, hoạt động kiểm kê định kỳ mang lại lợi ích quan trọng nhất nào?

• A. Giảm chi phí bảo trì tài sản văn phòng.
• B. Tăng cường ý thức tiết kiệm của nhân viên khi sử dụng tài sản.
• C. Đảm bảo tính chính xác của số liệu tài sản và phát hiện sớm các trường hợp thất thoát, hư hỏng.
• D. Cung cấp cơ sở dữ liệu để lập kế hoạch mua sắm tài sản mới.

Câu 9: Để tổ chức một cuộc họp văn phòng hiệu quả, bước đầu tiên cần thực hiện là gì?

• A. Chuẩn bị phòng họp và trang thiết bị cần thiết.
• B. Xác định rõ mục tiêu và nội dung chính của cuộc họp.
• C. Gửi giấy mời họp đến tất cả các thành phần liên quan.
• D. Lập danh sách người tham dự cuộc họp.

Câu 10: Trong quản trị văn phòng, khái niệm "Ergonomics" (Công thái học) đề cập đến vấn đề gì?

• A. Quản lý hiệu quả thời gian làm việc của nhân viên.
• B. Bố trí cây xanh và không gian xanh trong văn phòng.
• C. Tiêu chuẩn về ánh sáng, âm thanh và nhiệt độ trong văn phòng.
• D. Thiết kế môi trường và công cụ làm việc phù hợp với đặc điểm thể chất và tâm lý của con người.

Câu 11: Tình huống: Văn phòng của bạn đang sử dụng hệ thống lưu trữ hồ sơ giấy truyền thống, gây tốn diện tích và khó khăn trong việc tìm kiếm. Giải pháp công nghệ nào sau đây sẽ mang lại hiệu quả cao nhất để giải quyết vấn đề này?

• A. Sử dụng ổ cứng di động để sao lưu và lưu trữ hồ sơ điện tử.
• B. Áp dụng mã QR code cho từng hồ sơ giấy để dễ dàng truy xuất thông tin.
• C. Triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử (Document Management System - DMS).
• D. Sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây (cloud storage) để lưu trữ bản scan của hồ sơ giấy.

Câu 12: Để xây dựng văn hóa văn phòng tích cực, hoạt động nào sau đây có vai trò quan trọng nhất trong việc gắn kết nhân viên và tạo dựng tinh thần đồng đội?

• A. Tổ chức thường xuyên các hoạt động team-building, sự kiện văn hóa, và các hoạt động xã hội.
• B. Ban hành bộ quy tắc ứng xử văn phòng chi tiết và nghiêm ngặt.
• C. Tổ chức các buổi đào tạo kỹ năng mềm hàng tuần cho nhân viên.
• D. Xây dựng không gian làm việc chung rộng rãi và hiện đại.

Câu 13: Trong quản lý rủi ro văn phòng, loại rủi ro nào sau đây có khả năng gây ra hậu quả nghiêm trọng nhất về mặt tài chính và hoạt động của công ty?

• A. Rủi ro về chậm trễ trong việc cung cấp văn phòng phẩm.
• B. Rủi ro về hỏng hóc thiết bị văn phòng thông thường (ví dụ: máy in, máy photocopy).
• C. Rủi ro về an ninh mạng và mất dữ liệu do tấn công mạng hoặc sự cố hệ thống.
• D. Rủi ro về tranh chấp giữa các nhân viên trong văn phòng.

Câu 14: Để đảm bảo an toàn và phòng chống cháy nổ tại văn phòng, biện pháp quản lý nào sau đây là quan trọng hàng đầu?

• A. Lắp đặt đầy đủ bình chữa cháy tại các vị trí dễ thấy trong văn phòng.
• B. Thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) và tổ chức diễn tập PCCC định kỳ.
• C. Cấm hút thuốc lá hoàn toàn trong khu vực văn phòng.
• D. Mua bảo hiểm cháy nổ cho văn phòng.

Câu 15: Trong quản lý chi phí văn phòng, biện pháp hiệu quả nhất để tiết kiệm chi phí điện năng là gì?

• A. Giảm thời gian sử dụng điều hòa trong giờ làm việc.
• B. Tắt đèn và các thiết bị điện khi không sử dụng.
• C. Thay thế toàn bộ bóng đèn huỳnh quang bằng đèn LED.
• D. Sử dụng thiết bị văn phòng tiết kiệm điện và tối ưu hóa việc sử dụng ánh sáng tự nhiên.

Câu 16: Vai trò chính của quản trị văn phòng trong việc hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là gì?

• A. Trực tiếp tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
• B. Xây dựng chiến lược kinh doanh và phát triển thị trường.
• C. Đảm bảo các hoạt động văn phòng diễn ra trôi chảy, hiệu quả, hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành mục tiêu.
• D. Quản lý nhân sự và tuyển dụng nhân viên cho doanh nghiệp.

Câu 17: Khi lựa chọn phần mềm quản lý văn phòng, tiêu chí quan trọng nhất cần xem xét là gì để đảm bảo phần mềm phù hợp và dễ sử dụng cho nhân viên?

• A. Tính năng của phần mềm phải đáp ứng đúng nhu cầu sử dụng và giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
• B. Giá thành của phần mềm phải rẻ nhất so với các phần mềm khác trên thị trường.
• C. Thương hiệu của nhà cung cấp phần mềm phải nổi tiếng và uy tín.
• D. Khả năng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác của công ty (ví dụ: ERP, CRM).

Câu 18: Để nâng cao chất lượng dịch vụ văn phòng, phương pháp hiệu quả nhất để thu thập phản hồi từ người sử dụng dịch vụ (ví dụ: nhân viên, khách hàng) là gì?

• A. Chỉ dựa vào báo cáo và đánh giá nội bộ của bộ phận quản trị văn phòng.
• B. Thu thập ý kiến thông qua các hòm thư góp ý ẩn danh.
• C. Thực hiện khảo sát định kỳ (ví dụ: phiếu khảo sát trực tuyến) và phỏng vấn trực tiếp người sử dụng dịch vụ.
• D. Quan sát hành vi và thái độ của người sử dụng dịch vụ trong quá trình sử dụng dịch vụ văn phòng.

Câu 19: Trong quản trị văn phòng hiện đại, xu hướng "văn phòng xanh" (green office) hướng tới mục tiêu chính nào?

• A. Tăng cường sử dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn phòng.
• B. Giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường và tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, bền vững.
• C. Tiết kiệm chi phí vận hành văn phòng bằng cách sử dụng năng lượng tái tạo.
• D. Nâng cao hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp thông qua các hoạt động bảo vệ môi trường.

Câu 20: Để quản lý lịch làm việc và cuộc hẹn của lãnh đạo văn phòng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, công cụ nào sau đây là phù hợp nhất?

• A. Sổ tay ghi chép lịch làm việc truyền thống.
• B. Bảng lịch treo tường trong phòng làm việc.
• C. Ứng dụng nhắn tin nhanh để trao đổi và xác nhận lịch hẹn.
• D. Sử dụng phần mềm quản lý lịch cá nhân và lịch họp (ví dụ: Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar).

Câu 21: Tình huống: Văn phòng của bạn thường xuyên phải tiếp đón khách hàng và đối tác. Yếu tố thiết kế văn phòng nào sau đây sẽ tạo ấn tượng chuyên nghiệp và thân thiện ngay từ ban đầu?

• A. Bàn làm việc của nhân viên được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp.
• B. Khu vực lễ tân được thiết kế trang trọng, chuyên nghiệp, có nhân viên lễ tân nhiệt tình đón tiếp.
• C. Phòng họp được trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại và tiện nghi.
• D. Khu vực pantry (ăn uống nhẹ) được bố trí đẹp mắt và sạch sẽ.

Câu 22: Để đảm bảo thông tin liên lạc nội bộ trong văn phòng nhanh chóng và hiệu quả, kênh giao tiếp nào sau đây là phù hợp nhất cho các thông báo khẩn cấp?

• A. Bảng thông báo giấy dán tại các khu vực chung trong văn phòng.
• B. Họp giao ban hàng ngày để thông báo thông tin.
• C. Hệ thống thông báo nội bộ trên nền tảng số (ví dụ: ứng dụng chat nhóm, email, bảng tin điện tử).
• D. Điện thoại bàn để gọi điện thoại trực tiếp cho từng nhân viên.

Câu 23: Trong quản lý dự án văn phòng (ví dụ: chuyển văn phòng, sửa chữa văn phòng), giai đoạn lập kế hoạch đóng vai trò quyết định đến sự thành công của dự án vì sao?

• A. Giai đoạn lập kế hoạch giúp tiết kiệm chi phí và thời gian thực hiện dự án.
• B. Giai đoạn lập kế hoạch giúp huy động sự tham gia của tất cả các bên liên quan.
• C. Giai đoạn lập kế hoạch giúp kiểm soát tiến độ và chất lượng dự án.
• D. Giai đoạn lập kế hoạch xác định rõ mục tiêu, phạm vi, nguồn lực, thời gian và các rủi ro tiềm ẩn của dự án, làm cơ sở cho các giai đoạn tiếp theo.

Câu 24: Để đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận quản trị văn phòng, chỉ số quan trọng nhất cần theo dõi là gì?

• A. Số lượng văn bản được xử lý hàng tháng.
• B. Chi phí vận hành văn phòng hàng năm.
• C. Mức độ hài lòng của nhân viên và khách hàng đối với dịch vụ văn phòng.
• D. Số lượng sự cố kỹ thuật phát sinh trong văn phòng.

Câu 25: Trong quản lý công tác văn thư, việc phân loại văn bản đến theo mức độ khẩn có ý nghĩa chính gì?

• A. Để dễ dàng tìm kiếm và lưu trữ văn bản sau này.
• B. Để ưu tiên xử lý các văn bản khẩn cấp, đảm bảo không bỏ sót và chậm trễ.
• C. Để thống kê số lượng văn bản đến theo từng mức độ khẩn.
• D. Để phân công xử lý văn bản cho đúng người và đúng bộ phận.

Câu 26: Theo nguyên tắc quản trị văn phòng hiện đại, vai trò của người quản lý văn phòng ngày càng chuyển dịch từ việc điều hành sang vai trò nào?

• A. Kiểm soát và giám sát chặt chẽ mọi hoạt động văn phòng.
• B. Ra quyết định và chỉ đạo trực tiếp các công việc văn phòng.
• C. Hỗ trợ, tư vấn và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên văn phòng làm việc hiệu quả.
• D. Đánh giá và kỷ luật nhân viên văn phòng không hoàn thành nhiệm vụ.

Câu 27: Để đảm bảo tính liên tục trong hoạt động văn phòng khi có sự cố bất khả kháng (ví dụ: thiên tai, dịch bệnh), kế hoạch ứng phó khẩn cấp cần tập trung vào nội dung chính nào?

• A. Xây dựng phương án sao lưu dữ liệu, thiết lập hạ tầng làm việc từ xa, và chuẩn bị các phương án dự phòng.
• B. Đào tạo nhân viên về kỹ năng sơ cứu và ứng phó với các tình huống khẩn cấp.
• C. Mua bảo hiểm cho văn phòng và tài sản văn phòng.
• D. Xây dựng hệ thống cảnh báo sớm các nguy cơ và sự cố.

Câu 28: Trong quản lý mua sắm văn phòng phẩm, phương pháp tối ưu để đảm bảo cung cấp đủ và tiết kiệm chi phí là gì?

• A. Mua văn phòng phẩm khi cần thiết để tránh tồn kho.
• B. Dự báo nhu cầu sử dụng, mua số lượng lớn khi có thể để được giá tốt, và thiết lập quan hệ đối tác với nhà cung cấp uy tín.
• C. Giao việc mua sắm văn phòng phẩm cho từng bộ phận tự chủ động thực hiện.
• D. Chọn nhà cung cấp văn phòng phẩm có giá rẻ nhất trên thị trường.

Câu 29: Để xây dựng môi trường làm việc hợp tác và cởi mở trong văn phòng, yếu tố văn hóa giao tiếp nào sau đây cần được khuyến khích?

• A. Giao tiếp một chiều từ trên xuống để đảm bảo sự thống nhất.
• B. Hạn chế giao tiếp không chính thức để tránh lãng phí thời gian.
• C. Khuyến khích cạnh tranh lành mạnh giữa các nhân viên thông qua giao tiếp.
• D. Khuyến khích giao tiếp hai chiều, lắng nghe và tôn trọng ý kiến khác nhau, phản hồi mang tính xây dựng.

Câu 30: Trong bối cảnh chuyển đổi số, kỹ năng quan trọng nhất mà người làm quản trị văn phòng cần trang bị để thích ứng và phát triển là gì?

• A. Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc.
• B. Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm.
• C. Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin và tư duy số trong quản lý văn phòng.
• D. Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định.