Bài Tập, Đề Thi Trắc Nghiệm Online – Môn Quản Trị Văn Phòng – Đề 02

Câu 1: Trong bối cảnh làm việc ngày càng linh hoạt và số hóa, vai trò chiến lược của quản trị văn phòng hiện đại là gì?

• A. Đảm bảo các hoạt động hành chính hàng ngày diễn ra suôn sẻ.
• B. Quản lý cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng.
• C. Tối ưu hóa hiệu suất làm việc, thúc đẩy giao tiếp hiệu quả và hỗ trợ đạt mục tiêu tổ chức.
• D. Lưu trữ hồ sơ và quản lý văn bản giấy tờ.

Câu 2: Một công ty đang xem xét chuyển đổi sang không gian làm việc mở (open office). Yếu tố nào sau đây cần được cân nhắc kỹ lưỡng nhất để đảm bảo sự thành công của việc chuyển đổi này?

• A. Chi phí sửa chữa và thiết kế lại văn phòng.
• B. Tác động đến sự tập trung, riêng tư và mức độ tiếng ồn cho nhân viên.
• C. Lựa chọn màu sắc và phong cách trang trí nội thất.
• D. Số lượng cây xanh và vật phẩm trang trí trong văn phòng.

Câu 3: Để cải thiện hiệu quả quản lý văn bản điện tử, giải pháp nào sau đây mang tính hệ thống và bền vững nhất?

• A. Tăng cường đào tạo kỹ năng sử dụng phần mềm cho nhân viên.
• B. Mua sắm phần mềm quản lý văn bản hiện đại nhất.
• C. Ban hành quy định về việc sử dụng văn bản điện tử.
• D. Xây dựng quy trình quản lý văn bản điện tử thống nhất, tích hợp với các hệ thống thông tin khác của tổ chức.

Câu 4: Trong tình huống văn phòng phẩm bị lãng phí đáng kể, nhà quản lý văn phòng nên áp dụng biện pháp nào sau đây để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả nhất về chi phí và ý thức?

• A. Cắt giảm ngân sách văn phòng phẩm một cách đột ngột.
• B. Thay thế toàn bộ văn phòng phẩm hiện tại bằng loại rẻ tiền hơn.
• C. Thực hiện kiểm kê thường xuyên, truyền thông về tiết kiệm và khuyến khích sử dụng văn phòng phẩm tái chế.
• D. Giao trách nhiệm quản lý văn phòng phẩm cho một nhân viên và xử phạt nếu vượt định mức.

Câu 5: Một tổ chức muốn nâng cao năng suất làm việc của nhân viên văn phòng. Giải pháp nào liên quan đến yếu tố môi trường làm việc có khả năng mang lại hiệu quả cao nhất?

• A. Trang trí văn phòng bằng cây xanh và tranh ảnh đẹp mắt.
• B. Đảm bảo ánh sáng tự nhiên, thông gió tốt và nhiệt độ phù hợp trong văn phòng.
• C. Cung cấp đồ ăn nhẹ và thức uống miễn phí tại văn phòng.
• D. Tổ chức các hoạt động team-building hàng tháng.

Câu 6: Khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc cho văn phòng, tiêu chí nào sau đây cần được ưu tiên hàng đầu để đảm bảo tính hiệu quả và dễ dàng áp dụng?

• A. Giao diện trực quan, dễ sử dụng và khả năng tùy biến cao.
• B. Tính năng phức tạp và đa dạng, đáp ứng mọi nhu cầu quản lý.
• C. Giá thành rẻ nhất so với các phần mềm khác trên thị trường.
• D. Được đánh giá cao bởi các chuyên gia công nghệ hàng đầu.

Câu 7: Để xây dựng văn hóa giao tiếp hiệu quả trong văn phòng, nhà quản lý nên thực hiện hành động nào sau đây?

• A. Ban hành quy định nghiêm ngặt về thời gian và hình thức giao tiếp.
• B. Khuyến khích nhân viên chỉ giao tiếp qua email để đảm bảo tính chính thức.
• C. Tổ chức các buổi họp thường xuyên và kéo dài để trao đổi thông tin.
• D. Tạo không gian mở để giao tiếp tự do, khuyến khích phản hồi và lắng nghe đa chiều.

Câu 8: Trong quản lý rủi ro văn phòng, tình huống nào sau đây được xem là rủi ro về vận hành (operational risk)?

• A. Thay đổi chính sách kinh tế vĩ mô ảnh hưởng đến ngân sách văn phòng.
• B. Hệ thống mạng nội bộ bị tấn công, gây gián đoạn công việc.
• C. Giá thuê văn phòng tăng cao vượt quá dự kiến.
• D. Nhân viên chủ chốt xin nghỉ việc hàng loạt.

Câu 9: Để đảm bảo tính bảo mật thông tin trong văn phòng, biện pháp nào sau đây mang tính phòng ngừa từ xa và hiệu quả nhất?

• A. Lắp đặt camera giám sát tại các khu vực quan trọng.
• B. Yêu cầu nhân viên ký cam kết bảo mật thông tin.
• C. Xây dựng và thực thi chính sách bảo mật thông tin toàn diện, bao gồm đào tạo nhân viên và kiểm soát truy cập.
• D. Sử dụng phần mềm diệt virus cho tất cả máy tính trong văn phòng.

Câu 10: Khi đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận văn phòng, chỉ số KPI (Key Performance Indicator) nào sau đây phản ánh rõ nhất về mức độ hài lòng của người sử dụng dịch vụ văn phòng?

• A. Số lượng văn bản được xử lý trong tháng.
• B. Chi phí văn phòng phẩm trung bình trên đầu nhân viên.
• C. Thời gian phản hồi yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật.
• D. Tỷ lệ khảo sát nhân viên đánh giá cao chất lượng dịch vụ văn phòng.

Câu 11: Giả sử văn phòng của bạn đang áp dụng hình thức làm việc kết hợp (hybrid working), thách thức lớn nhất trong quản lý văn phòng theo mô hình này là gì?

• A. Chi phí thuê văn phòng tăng cao do cần không gian lớn hơn.
• B. Khó khăn trong việc kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên.
• C. Đảm bảo sự kết nối, giao tiếp và phối hợp hiệu quả giữa nhân viên làm việc tại văn phòng và từ xa.
• D. Quản lý trang thiết bị văn phòng cho nhân viên làm việc tại nhà.

Câu 12: Trong trường hợp xảy ra sự cố mất điện đột ngột tại văn phòng, quy trình ứng phó khẩn cấp nào sau đây cần được ưu tiên thực hiện đầu tiên?

• A. Gọi điện báo cho công ty điện lực để khắc phục sự cố.
• B. Đảm bảo an toàn cho nhân viên, hướng dẫn lối thoát hiểm và sơ tán nếu cần.
• C. Kiểm tra hệ thống máy tính và thiết bị văn phòng để tránh hư hỏng.
• D. Liên hệ với nhà cung cấp máy phát điện dự phòng.

Câu 13: Để giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường từ hoạt động văn phòng, hành động nào sau đây thể hiện cam kết "văn phòng xanh" một cách thiết thực nhất?

• A. Sử dụng giấy in hai mặt.
• B. Tắt đèn và thiết bị điện khi không sử dụng.
• C. Tái chế rác thải văn phòng.
• D. Ưu tiên mua sắm các sản phẩm văn phòng thân thiện với môi trường và có chứng nhận xanh.

Câu 14: So sánh giữa mô hình văn phòng tập trung (centralized) và phân tán (decentralized), ưu điểm nổi bật của mô hình văn phòng tập trung là gì?

• A. Dễ dàng kiểm soát, quản lý và đảm bảo tính thống nhất trong hoạt động.
• B. Linh hoạt và thích ứng tốt hơn với sự thay đổi của môi trường làm việc.
• C. Tăng cường sự gắn kết và tinh thần đồng đội giữa các nhân viên.
• D. Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng do không cần không gian lớn.

Câu 15: Ngược lại, nhược điểm chính của mô hình văn phòng tập trung so với mô hình phân tán là gì?

• A. Khó khăn trong việc duy trì sự thống nhất về văn hóa và quy trình làm việc.
• B. Khả năng thích ứng chậm hơn với sự thay đổi và có thể gây quá tải cho bộ phận trung tâm.
• C. Chi phí đầu tư ban đầu cao hơn để xây dựng cơ sở hạ tầng.
• D. Giảm sự linh hoạt và chủ động của các đơn vị, bộ phận.

Câu 16: Yếu tố "ánh sáng" trong thiết kế văn phòng có tác động trực tiếp đến khía cạnh nào sau đây của nhân viên?

• A. Mức độ hài lòng với công việc.
• B. Khả năng làm việc nhóm.
• C. Sức khỏe thể chất, tinh thần và hiệu suất làm việc.
• D. Mối quan hệ với đồng nghiệp.

Câu 17: Để giảm thiểu tiếng ồn trong văn phòng không gian mở, giải pháp thiết kế nào sau đây được xem là hiệu quả nhất?

• A. Tăng cường sử dụng tai nghe chống ồn cá nhân.
• B. Đặt nhiều cây xanh trong văn phòng để hấp thụ âm thanh.
• C. Giảm số lượng nhân viên làm việc trong cùng một không gian.
• D. Sử dụng vật liệu cách âm, vách ngăn tiêu âm và bố trí khu vực yên tĩnh.

Câu 18: Lợi ích chính của việc chuyển đổi sang "văn phòng không giấy" (paperless office) đối với hoạt động quản trị văn phòng là gì?

• A. Tạo ấn tượng về một văn phòng hiện đại và chuyên nghiệp.
• B. Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, tăng tốc độ xử lý và chia sẻ thông tin.
• C. Giảm thiểu nguy cơ mất mát và hư hỏng tài liệu giấy.
• D. Góp phần bảo vệ môi trường và giảm lượng rác thải.

Câu 19: Để xây dựng một "văn phòng xanh", yếu tố nào sau đây cần được ưu tiên xem xét trong quá trình lựa chọn địa điểm đặt văn phòng?

• A. Gần trung tâm thành phố để thuận tiện giao thông.
• B. Giá thuê mặt bằng rẻ để tiết kiệm chi phí.
• C. Khả năng tiếp cận giao thông công cộng, ánh sáng tự nhiên và không gian xanh xung quanh.
• D. Có nhiều nhà hàng và quán cà phê gần văn phòng.

Câu 20: Quản lý vật tư văn phòng hiệu quả đóng vai trò quan trọng nhất trong việc nào sau đây?

• A. Đảm bảo văn phòng luôn có đầy đủ vật tư để sử dụng.
• B. Giảm thiểu thời gian nhân viên phải chờ đợi vật tư.
• C. Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và ngăn nắp.
• D. Kiểm soát chi phí hoạt động và tránh lãng phí ngân sách văn phòng.

Câu 21: Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử mang lại lợi ích gì vượt trội so với quản lý hồ sơ truyền thống (giấy)?

• A. Khả năng tìm kiếm, truy cập và chia sẻ thông tin nhanh chóng, dễ dàng.
• B. Tính bảo mật cao hơn do khó bị sao chép và làm giả.
• C. Tuổi thọ lưu trữ lâu dài và không bị hư hỏng theo thời gian.
• D. Chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn so với hệ thống quản lý giấy.

Câu 22: Mục đích chính của việc lập kế hoạch và chuẩn bị chương trình nghị sự (agenda) cho cuộc họp văn phòng là gì?

• A. Thông báo cho tất cả nhân viên về thời gian và địa điểm cuộc họp.
• B. Thể hiện sự chuyên nghiệp và chuẩn bị kỹ lưỡng của người chủ trì.
• C. Đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả, tập trung vào mục tiêu và đúng thời gian.
• D. Ghi lại danh sách những người tham dự cuộc họp.

Câu 23: Chính sách công tác phí (travel policy) của văn phòng có vai trò quan trọng nhất trong việc nào?

• A. Đảm bảo quyền lợi và chế độ đãi ngộ cho nhân viên đi công tác.
• B. Kiểm soát chi phí công tác, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ ngân sách.
• C. Hỗ trợ nhân viên chuẩn bị và thực hiện chuyến công tác thuận lợi.
• D. Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của tổ chức trong các hoạt động đối ngoại.

Câu 24: Tại sao việc xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp (vendors) lại quan trọng đối với quản trị văn phòng?

• A. Để có được mức giá ưu đãi nhất từ nhà cung cấp.
• B. Để nhà cung cấp ưu tiên phục vụ văn phòng của mình hơn các đối tác khác.
• C. Để dễ dàng khiếu nại và đòi bồi thường nếu có vấn đề xảy ra.
• D. Để đảm bảo nguồn cung cấp hàng hóa, dịch vụ ổn định, chất lượng và hỗ trợ kịp thời khi cần.

Câu 25: Biện pháp an ninh vật lý (physical security) nào sau đây thường được áp dụng để bảo vệ tài sản và thông tin trong văn phòng?

• A. Hệ thống kiểm soát ra vào (access control), camera giám sát và bảo vệ chuyên nghiệp.
• B. Phần mềm diệt virus và tường lửa (firewall) cho hệ thống máy tính.
• C. Mã hóa dữ liệu và sao lưu dự phòng thường xuyên.
• D. Đào tạo nhân viên về nhận thức bảo mật thông tin.

Câu 26: Biện pháp an ninh mạng (cybersecurity) nào sau đây đóng vai trò quan trọng nhất trong việc bảo vệ dữ liệu văn phòng khỏi các mối đe dọa trực tuyến?

• A. Khóa cửa văn phòng và lắp đặt hệ thống báo động.
• B. Quy định nhân viên không được sử dụng USB cá nhân.
• C. Tường lửa (firewall), phần mềm diệt virus và hệ thống phát hiện xâm nhập (intrusion detection system).
• D. Kiểm tra lý lịch nhân viên trước khi tuyển dụng.

Câu 27: Mục tiêu chính của việc xây dựng Kế hoạch kinh doanh liên tục (Business Continuity Plan - BCP) cho văn phòng là gì?

• A. Ngăn chặn hoàn toàn mọi rủi ro và sự cố có thể xảy ra với văn phòng.
• B. Đảm bảo tổ chức có thể tiếp tục hoạt động và giảm thiểu thiệt hại khi xảy ra sự cố gián đoạn.
• C. Tăng cường uy tín và hình ảnh chuyên nghiệp của tổ chức.
• D. Tiết kiệm chi phí hoạt động văn phòng trong dài hạn.

Câu 28: Trong quy trình Khôi phục sau thảm họa (Disaster Recovery - DR), bước nào sau đây cần được thực hiện ngay sau khi sự cố xảy ra?

• A. Kích hoạt đội ứng phó khẩn cấp và đánh giá mức độ thiệt hại.
• B. Khôi phục dữ liệu từ bản sao lưu dự phòng.
• C. Thông báo cho khách hàng và đối tác về tình hình sự cố.
• D. Xây dựng lại cơ sở hạ tầng văn phòng bị hư hỏng.

Câu 29: Chương trình chăm sóc sức khỏe và phúc lợi cho nhân viên văn phòng mang lại lợi ích gì thiết thực nhất cho tổ chức?

• A. Giảm chi phí bảo hiểm y tế cho nhân viên.
• B. Thu hút và giữ chân nhân tài cho tổ chức.
• C. Nâng cao sức khỏe, tinh thần làm việc, giảm căng thẳng và tăng năng suất lao động của nhân viên.
• D. Tạo môi trường làm việc thân thiện và gắn kết.

Câu 30: Xu hướng nào sau đây có khả năng định hình lại quản trị văn phòng trong tương lai gần?

• A. Sự trở lại của mô hình văn phòng truyền thống với không gian làm việc cố định.
• B. Giảm sự phụ thuộc vào công nghệ và tăng cường giao tiếp trực tiếp.
• C. Tăng cường quản lý văn phòng theo hướng tập trung và kiểm soát chặt chẽ.
• D. Ứng dụng mạnh mẽ trí tuệ nhân tạo (AI), tự động hóa và các giải pháp làm việc thông minh.