Bài Tập, Đề Thi Trắc Nghiệm Online – Môn Quản Trị Văn Phòng – Đề 03

Câu 1: Trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng phổ biến, đâu là thách thức lớn nhất đối với quản trị văn phòng trong việc duy trì sự gắn kết và hiệu suất của nhân viên?

• A. Giảm chi phí thuê văn phòng và cơ sở vật chất.
• B. Dễ dàng theo dõi thời gian làm việc của nhân viên thông qua phần mềm.
• C. Duy trì giao tiếp hiệu quả, xây dựng văn hóa công ty và đảm bảo sự phối hợp giữa các thành viên.
• D. Nâng cao sự tự chủ và linh hoạt cho nhân viên trong công việc.

Câu 2: Một doanh nghiệp đang xem xét chuyển đổi sang văn phòng không giấy (paperless office). Biện pháp nào sau đây KHÔNG phù hợp với mục tiêu này?

• A. Số hóa tài liệu và quy trình làm việc hiện có.
• B. In tất cả email quan trọng để lưu trữ và tham khảo.
• C. Sử dụng chữ ký số và các công cụ quản lý tài liệu điện tử.
• D. Đào tạo nhân viên về các công nghệ và quy trình làm việc mới.

Câu 3: Để nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu văn phòng, phương pháp nào sau đây giúp phân loại và truy xuất tài liệu nhanh chóng và chính xác nhất?

• A. Sắp xếp tài liệu theo thứ tự thời gian phát hành.
• B. Lưu trữ tài liệu ngẫu nhiên để tiết kiệm không gian.
• C. Phân loại tài liệu dựa trên cảm tính cá nhân.
• D. Xây dựng hệ thống phân loại tài liệu khoa học, nhất quán và sử dụng từ khóa mô tả.

Câu 4: Trong tình huống văn phòng phẩm dự trữ sắp hết, quy trình đặt hàng hiệu quả cần ưu tiên yếu tố nào để đảm bảo hoạt động văn phòng không bị gián đoạn?

• A. Thời gian giao hàng nhanh chóng và độ tin cậy của nhà cung cấp.
• B. Giá thành sản phẩm rẻ nhất trên thị trường.
• C. Số lượng đặt hàng lớn để được chiết khấu cao.
• D. Thương hiệu văn phòng phẩm nổi tiếng.

Câu 5: Xét tình huống một cuộc họp quan trọng của ban lãnh đạo bị gián đoạn do lỗi kỹ thuật của thiết bị trình chiếu. Để tránh tình huống tương tự tái diễn, giải pháp quản trị văn phòng nào sau đây là phù hợp nhất?

• A. Cấm sử dụng thiết bị trình chiếu trong các cuộc họp quan trọng.
• B. Giao trách nhiệm kiểm tra thiết bị cho nhân viên ít kinh nghiệm nhất.
• C. Lập kế hoạch kiểm tra, bảo trì thiết bị định kỳ và có thiết bị dự phòng.
• D. Đổ lỗi cho nhà cung cấp thiết bị khi có sự cố xảy ra.

Câu 6: Phân tích vai trò của "văn hóa văn phòng" trong việc nâng cao năng suất làm việc của nhân viên. Yếu tố nào sau đây KHÔNG thuộc về văn hóa văn phòng tích cực?

• A. Sự tôn trọng và tin tưởng lẫn nhau giữa các thành viên.
• B. Cạnh tranh gay gắt và thiếu hợp tác giữa các phòng ban.
• C. Giao tiếp cởi mở và khuyến khích phản hồi.
• D. Công nhận và khen thưởng thành tích của nhân viên.

Câu 7: Trong quản lý văn phòng hiện đại, việc ứng dụng công nghệ thông tin mang lại lợi ích nào sau đây, NGOẠI TRỪ?

• A. Tự động hóa các quy trình nghiệp vụ.
• B. Nâng cao khả năng cộng tác và chia sẻ thông tin.
• C. Tiết kiệm chi phí vận hành và quản lý.
• D. Giảm sự phụ thuộc vào kỹ năng của nhân viên văn phòng.

Câu 8: Để đảm bảo an ninh thông tin văn phòng, biện pháp nào sau đây cần được ưu tiên hàng đầu?

• A. Lắp đặt camera giám sát ở tất cả các khu vực văn phòng.
• B. Sử dụng khóa cửa vân tay cho phòng làm việc của lãnh đạo.
• C. Xây dựng chính sách bảo mật thông tin và đào tạo nhân viên về nhận thức an ninh.
• D. Hạn chế nhân viên sử dụng thiết bị cá nhân tại văn phòng.

Câu 9: Trong quản lý không gian văn phòng, yếu tố "ergonomics" (công thái học) tập trung vào việc tối ưu hóa điều gì để cải thiện sức khỏe và năng suất của nhân viên?

• A. Tính thẩm mỹ và phong cách của không gian làm việc.
• B. Sự tương tác giữa người lao động và môi trường làm việc để giảm thiểu căng thẳng và chấn thương.
• C. Tiết kiệm diện tích và chi phí thuê văn phòng.
• D. Sự linh hoạt và khả năng tùy biến của không gian làm việc.

Câu 10: Khi lựa chọn địa điểm đặt văn phòng mới cho một công ty khởi nghiệp, yếu tố nào sau đây có tác động LÂU DÀI nhất đến sự phát triển của doanh nghiệp?

• A. Giá thuê văn phòng hiện tại.
• B. Thiết kế nội thất văn phòng.
• C. Khoảng cách đến nhà của nhân viên.
• D. Khả năng tiếp cận thị trường, nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng giao thông trong tương lai.

Câu 11: Một nhân viên văn phòng thường xuyên bị căng thẳng do tiếng ồn từ môi trường xung quanh. Giải pháp quản trị văn phòng nào sau đây có thể giúp cải thiện tình trạng này?

• A. Yêu cầu nhân viên đeo tai nghe chống ồn cá nhân.
• B. Tăng cường âm thanh nền trong văn phòng để át tiếng ồn.
• C. Sử dụng vật liệu cách âm, bố trí lại không gian làm việc và thiết lập khu vực yên tĩnh.
• D. Chuyển nhân viên sang bộ phận khác ít tiếng ồn hơn.

Câu 12: So sánh mô hình văn phòng truyền thống (văn phòng riêng) và văn phòng mở (open office). Ưu điểm NỔI BẬT của văn phòng mở là gì?

• A. Đảm bảo sự riêng tư và tập trung cao độ cho nhân viên.
• B. Tăng cường giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên.
• C. Giảm chi phí đầu tư vào nội thất và thiết bị văn phòng.
• D. Dễ dàng kiểm soát và giám sát nhân viên.

Câu 13: Trong quản lý cuộc họp, giai đoạn nào sau đây đóng vai trò QUYẾT ĐỊNH đến sự thành công của cuộc họp?

• A. Giai đoạn chuẩn bị trước cuộc họp (xác định mục tiêu, chương trình, tài liệu).
• B. Giai đoạn tiến hành cuộc họp (điều phối, thảo luận, ra quyết định).
• C. Giai đoạn sau cuộc họp (tổng kết, theo dõi hành động).
• D. Tất cả các giai đoạn đều có vai trò quan trọng như nhau.

Câu 14: Để xây dựng một quy trình tiếp nhận và xử lý phản hồi từ khách hàng hiệu quả, yếu tố nào sau đây là quan trọng nhất?

• A. Tốc độ phản hồi nhanh chóng.
• B. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và chuyên nghiệp.
• C. Ghi nhận và lưu trữ đầy đủ thông tin phản hồi.
• D. Tính minh bạch, trách nhiệm và giải quyết vấn đề triệt để.

Câu 15: Giả sử bạn là trưởng phòng hành chính văn phòng, cần xây dựng kế hoạch ngân sách cho năm tới. Thông tin nào sau đây CẦN THIẾT NHẤT để lập kế hoạch ngân sách chính xác?

• A. Số lượng nhân viên văn phòng hiện tại.
• B. Báo cáo chi tiêu thực tế của năm hiện tại và dự báo các biến động chi phí trong năm tới.
• C. Mục tiêu doanh thu của công ty trong năm tới.
• D. Giá cả văn phòng phẩm trên thị trường.

Câu 16: Trong quản lý rủi ro văn phòng, rủi ro nào sau đây có khả năng gây HẬU QUẢ NGHIÊM TRỌNG nhất đến hoạt động liên tục của doanh nghiệp?

• A. Mất điện tạm thời trong văn phòng.
• B. Hỏng máy photocopy.
• C. Sự cố hệ thống mạng và mất dữ liệu quan trọng.
• D. Thiếu văn phòng phẩm.

Câu 17: Để đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận hành chính văn phòng, chỉ số đo lường nào sau đây là phù hợp nhất để đánh giá mức độ HÀI LÒNG của nhân viên?

• A. Chi phí hành chính trên đầu nhân viên.
• B. Thời gian xử lý yêu cầu hành chính.
• C. Số lượng sự cố văn phòng phát sinh.
• D. Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên về các dịch vụ hành chính văn phòng.

Câu 18: Trong quản lý dự án văn phòng (ví dụ: chuyển văn phòng mới), kỹ năng QUAN TRỌNG NHẤT mà người quản lý dự án cần có là gì?

• A. Kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý dự án.
• B. Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan.
• C. Kỹ năng chuyên môn về thiết kế và xây dựng văn phòng.
• D. Kỹ năng giải quyết xung đột.

Câu 19: Phương pháp "5S" được áp dụng trong quản trị văn phòng nhằm mục đích chính là gì?

• A. Tạo môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, an toàn và hiệu quả.
• B. Giảm chi phí vận hành văn phòng.
• C. Nâng cao tinh thần làm việc nhóm.
• D. Cải thiện hình ảnh chuyên nghiệp của văn phòng.

Câu 20: Trong bối cảnh chuyển đổi số, kỹ năng nào sau đây trở nên ngày càng QUAN TRỌNG đối với nhân viên văn phòng?

• A. Kỹ năng giao tiếp trực tiếp.
• B. Kỹ năng soạn thảo văn bản truyền thống.
• C. Kỹ năng sử dụng các công cụ và phần mềm văn phòng số, khả năng học hỏi và thích ứng công nghệ mới.
• D. Kỹ năng làm việc độc lập.

Câu 21: Một công ty muốn khuyến khích nhân viên sử dụng phương tiện giao thông công cộng hoặc xe đạp để đi làm. Biện pháp nào sau đây KHÔNG phù hợp để đạt mục tiêu này?

• A. Cung cấp trợ cấp đi lại cho nhân viên sử dụng phương tiện công cộng.
• B. Xây dựng thêm nhiều chỗ đỗ xe ô tô miễn phí cho nhân viên.
• C. Lắp đặt nhà để xe đạp an toàn và tiện nghi.
• D. Tổ chức các buổi nói chuyện về lợi ích của giao thông xanh.

Câu 22: Để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp văn phòng phẩm, yếu tố nào sau đây cần được QUAN TÂM hàng đầu?

• A. Thường xuyên thay đổi nhà cung cấp để có giá tốt nhất.
• B. Chỉ liên lạc với nhà cung cấp khi có vấn đề phát sinh.
• C. Giao tiếp thường xuyên, minh bạch và thanh toán đúng hạn.
• D. Yêu cầu nhà cung cấp chiết khấu cao nhất có thể.

Câu 23: Trong quản lý văn phòng, "văn phòng xanh" (green office) hướng tới mục tiêu chính là gì?

• A. Tạo không gian làm việc nhiều cây xanh.
• B. Sử dụng nội thất văn phòng màu xanh lá cây.
• C. Tiết kiệm chi phí năng lượng.
• D. Giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường và tạo môi trường làm việc lành mạnh.

Câu 24: Khi xảy ra sự cố mất điện diện rộng tại văn phòng, quy trình ứng phó khẩn cấp nào sau đây cần được thực hiện ĐẦU TIÊN?

• A. Đảm bảo an toàn cho nhân viên, sơ tán nếu cần thiết và kiểm tra tình hình.
• B. Gọi điện ngay cho nhà cung cấp điện để báo sự cố.
• C. Khởi động máy phát điện dự phòng.
• D. Tiếp tục làm việc bình thường nếu có thể.

Câu 25: Để cải thiện quy trình làm việc trong văn phòng, phương pháp "Kaizen" tập trung vào điều gì?

• A. Thay đổi quy trình làm việc một cách đột phá và toàn diện.
• B. Thực hiện các cải tiến nhỏ, liên tục và có sự tham gia của tất cả nhân viên.
• C. Áp dụng công nghệ mới để tự động hóa quy trình.
• D. Tái cấu trúc toàn bộ bộ phận hành chính văn phòng.

Câu 26: Trong quản lý tài sản văn phòng, việc kiểm kê tài sản định kỳ mang lại lợi ích nào sau đây?

• A. Giảm chi phí bảo trì tài sản.
• B. Tăng giá trị tài sản.
• C. Đảm bảo tính chính xác của số liệu, phát hiện thất thoát và lập kế hoạch bảo trì, thay thế tài sản.
• D. Nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản.

Câu 27: Khi lựa chọn phần mềm quản lý văn phòng, tiêu chí nào sau đây quan trọng nhất để đảm bảo tính HỮU ÍCH và DỄ SỬ DỤNG cho nhân viên?

• A. Giá thành phần mềm rẻ nhất.
• B. Giao diện trực quan, dễ hiểu, tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng và khả năng tích hợp với hệ thống hiện có.
• C. Phần mềm có nhiều tính năng phức tạp và cao cấp.
• D. Thương hiệu phần mềm nổi tiếng.

Câu 28: Để nâng cao tinh thần đồng đội và sự gắn kết giữa các nhân viên văn phòng, hoạt động nào sau đây mang lại hiệu quả CAO NHẤT?

• A. Tổ chức các buổi tiệc liên hoan cuối tháng.
• B. Tăng lương và thưởng cho nhân viên.
• C. Tổ chức các cuộc thi đua giữa các phòng ban.
• D. Tổ chức các hoạt động teambuilding, sự kiện văn hóa, thể thao và các hoạt động thiện nguyện có ý nghĩa.

Câu 29: Trong quản lý thông tin và truyền thông nội bộ, kênh truyền thông nào sau đây thường được sử dụng để PHỔ BIẾN NHANH CHÓNG các thông báo khẩn cấp đến toàn bộ nhân viên?

• A. Bảng tin văn phòng.
• B. Email nội bộ.
• C. Hệ thống tin nhắn SMS hoặc ứng dụng chat nội bộ.
• D. Tạp chí nội bộ.

Câu 30: Khi xử lý một khiếu nại từ nhân viên về điều kiện làm việc không đảm bảo, người quản lý văn phòng nên ưu tiên hành động nào sau đây?

• A. Bỏ qua khiếu nại nếu cho rằng không có cơ sở.
• B. Lắng nghe, ghi nhận thông tin, xác minh tính xác thực và có biện pháp giải quyết kịp thời, công bằng.
• C. Đổ lỗi cho bộ phận khác gây ra vấn đề.
• D. Trì hoãn việc giải quyết khiếu nại để nhân viên tự giải quyết.