Bài Tập, Đề Thi Trắc Nghiệm Online – Môn Quản Trị Văn Phòng – Đề 05

Câu 1: Một công ty đang xem xét chuyển sang không gian làm việc mở hoàn toàn. Ban quản lý kỳ vọng không gian mới sẽ thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp giữa các phòng ban. Tuy nhiên, một số nhân viên bày tỏ lo ngại về sự riêng tư và khả năng tập trung cho công việc đòi hỏi sự tập trung cao. Trong tình huống này, giải pháp bố trí văn phòng nào có thể cân bằng tốt nhất giữa mục tiêu của công ty và nhu cầu của nhân viên?

• A. Không gian làm việc mở hoàn toàn, để tối đa hóa sự hợp tác.
• B. Không gian làm việc đóng hoàn toàn, để đảm bảo sự riêng tư tuyệt đối.
• C. Không gian làm việc kết hợp (hybrid), với khu vực mở chung và các phòng làm việc riêng hoặc khu vực yên tĩnh.
• D. Văn phòng tại nhà cho tất cả nhân viên để linh hoạt và tự do.

Câu 2: Bộ phận văn thư của một tổ chức đang gặp khó khăn trong việc quản lý số lượng văn bản đến và đi ngày càng tăng. Văn bản thường xuyên bị thất lạc, chậm trễ trong xử lý và phân phối, gây ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chung. Giải pháp công nghệ nào sau đây sẽ hiệu quả nhất để giải quyết vấn đề này?

• A. Sử dụng máy photocopy tốc độ cao để sao chụp nhanh hơn các văn bản.
• B. Triển khai hệ thống quản lý văn bản điện tử (Document Management System - DMS).
• C. Tăng cường số lượng nhân viên văn thư để xử lý thủ công.
• D. Đào tạo lại nhân viên văn thư về quy trình quản lý văn bản thủ công.

Câu 3: Trong bối cảnh làm việc từ xa và làm việc kết hợp ngày càng phổ biến, vai trò của văn phòng truyền thống có sự thay đổi như thế nào?

• A. Văn phòng truyền thống trở nên ít quan trọng hơn và sẽ dần biến mất.
• B. Văn phòng truyền thống vẫn giữ nguyên vai trò trung tâm như trước đây.
• C. Văn phòng truyền thống chỉ còn là nơi làm việc cho một số ít nhân viên.
• D. Văn phòng truyền thống chuyển đổi thành không gian trung tâm cho sự hợp tác, giao tiếp và văn hóa doanh nghiệp, bên cạnh làm việc cá nhân.

Câu 4: Một nhân viên văn phòng thường xuyên cảm thấy căng thẳng, mệt mỏi và giảm hiệu suất làm việc. Sau khi khảo sát môi trường làm việc, người quản lý nhận thấy hệ thống chiếu sáng trong văn phòng sử dụng đèn huỳnh quang có ánh sáng trắng lạnh, gây chói và nhấp nháy nhẹ. Yếu tố nào trong môi trường làm việc có khả năng cao nhất gây ra tình trạng trên?

• A. Ánh sáng không phù hợp.
• B. Tiếng ồn văn phòng.
• C. Nhiệt độ phòng quá cao.
• D. Bố trí không gian làm việc không khoa học.

Câu 5: Trong một cuộc họp quan trọng, thư ký cuộc họp cần ghi lại biên bản một cách chính xác và đầy đủ. Kỹ năng nào sau đây là quan trọng nhất đối với thư ký để đảm bảo chất lượng biên bản cuộc họp?

• A. Kỹ năng sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn bản.
• B. Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản mạch lạc, rõ ràng.
• C. Kỹ năng nghe chủ động và ghi chép nhanh, chính xác.
• D. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả trong cuộc họp.

Câu 6: Một văn phòng phẩm mới mua một lô giấy in chất lượng cao với số lượng lớn để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, sau một thời gian ngắn, giấy in bắt đầu có dấu hiệu bị ẩm mốc và giảm chất lượng. Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này có thể là gì?

• A. Giấy in đã hết hạn sử dụng.
• B. Điều kiện bảo quản giấy in không đảm bảo (độ ẩm cao, không thoáng khí).
• C. Giấy in không phù hợp với loại máy in đang sử dụng.
• D. Nhân viên văn phòng sử dụng giấy in không đúng cách.

Câu 7: Một doanh nghiệp muốn xây dựng văn hóa văn phòng thân thiện và cởi mở, khuyến khích sự tương tác và hợp tác giữa nhân viên. Biện pháp nào sau đây KHÔNG phù hợp để đạt được mục tiêu này?

• A. Tổ chức các hoạt động teambuilding và sự kiện nội bộ thường xuyên.
• B. Thiết kế không gian văn phòng mở, khuyến khích giao tiếp.
• C. Áp dụng hệ thống quản lý và kiểm soát nhân viên chặt chẽ, tập trung vào kỷ luật.
• D. Khuyến khích lãnh đạo và nhân viên giao tiếp hai chiều, lắng nghe và phản hồi.

Câu 8: Trong quy trình quản lý thông tin văn phòng, bước nào sau đây đóng vai trò quan trọng nhất trong việc đảm bảo thông tin được sử dụng hiệu quả và hỗ trợ ra quyết định?

• A. Thu thập thông tin.
• B. Lưu trữ thông tin.
• C. Phân loại và sắp xếp thông tin.
• D. Phân tích và xử lý thông tin để tạo ra giá trị.

Câu 9: Một công ty quyết định áp dụng chính sách "văn phòng xanh" để giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường. Hành động nào sau đây KHÔNG phù hợp với mục tiêu này?

• A. Sử dụng giấy tái chế và in hai mặt.
• B. Khuyến khích sử dụng phương tiện cá nhân để đi làm.
• C. Tiết kiệm năng lượng bằng cách tắt các thiết bị điện khi không sử dụng.
• D. Tăng cường sử dụng cây xanh trong văn phòng.

Câu 10: Để đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin trong văn phòng, biện pháp nào sau đây là quan trọng nhất để phòng ngừa nguy cơ rò rỉ thông tin từ các thiết bị lưu trữ dữ liệu (USB, ổ cứng di động...)?

• A. Tăng cường giám sát nhân viên văn phòng.
• B. Xây dựng tường lửa mạnh mẽ cho hệ thống mạng.
• C. Ban hành quy định về sử dụng thiết bị lưu trữ cá nhân và kiểm soát chặt chẽ việc sao chép dữ liệu.
• D. Đào tạo nhân viên về nhận thức an ninh thông tin.

Câu 11: Một văn phòng có không gian hạn chế cần bố trí khu vực làm việc cho nhiều nhân viên. Giải pháp bố trí bàn làm việc nào sau đây giúp tiết kiệm diện tích và tăng tính tương tác giữa các nhân viên?

• A. Bố trí bàn làm việc riêng lẻ, mỗi nhân viên một bàn.
• B. Bố trí bàn làm việc dọc theo tường.
• C. Bố trí bàn làm việc thành hàng ngang, song song nhau.
• D. Bố trí bàn làm việc nhóm (cluster) hoặc bàn dài (bench desk) dùng chung.

Câu 12: Trong quản lý cuộc họp, giai đoạn nào sau đây quyết định phần lớn đến sự thành công và hiệu quả của cuộc họp?

• A. Giai đoạn chuẩn bị trước cuộc họp (lập kế hoạch, xác định mục tiêu, chuẩn bị tài liệu).
• B. Giai đoạn tiến hành cuộc họp (điều phối, thảo luận, ra quyết định).
• C. Giai đoạn sau cuộc họp (lập biên bản, theo dõi thực hiện quyết định).
• D. Cả ba giai đoạn đều có vai trò quan trọng như nhau.

Câu 13: Một nhân viên văn phòng mới vào làm việc cảm thấy khó hòa nhập với đồng nghiệp và văn hóa công ty. Người quản lý văn phòng nên thực hiện hành động nào đầu tiên để giúp nhân viên này hòa nhập tốt hơn?

• A. Giao cho nhân viên mới các công việc quan trọng để thử thách năng lực.
• B. Giới thiệu nhân viên mới với các đồng nghiệp và văn hóa công ty, tạo cơ hội giao tiếp.
• C. Yêu cầu nhân viên mới tự tìm hiểu và thích nghi với môi trường làm việc.
• D. Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên mới ngay trong tuần đầu tiên.

Câu 14: Trong quản lý rủi ro văn phòng, loại rủi ro nào sau đây có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động liên tục của tổ chức?

• A. Rủi ro về chậm trễ giao văn bản.
• B. Rủi ro về mất mát vật tư văn phòng nhỏ.
• C. Rủi ro về sự cố hệ thống công nghệ thông tin (mất dữ liệu, gián đoạn mạng).
• D. Rủi ro về xung đột nhỏ giữa nhân viên.

Câu 15: Để nâng cao hiệu quả sử dụng không gian văn phòng, phương pháp nào sau đây giúp xác định rõ ràng và khách quan nhu cầu sử dụng không gian của từng bộ phận?

• A. Quan sát trực quan và đánh giá chủ quan của người quản lý.
• B. Phân tích dữ liệu về số lượng nhân viên, chức năng nhiệm vụ, quy trình làm việc của từng bộ phận.
• C. Tham khảo ý kiến của một số nhân viên chủ chốt.
• D. Áp dụng tiêu chuẩn diện tích văn phòng chung cho tất cả các bộ phận.

Câu 16: Trong quản lý tài chính văn phòng, việc lập ngân sách chi tiêu văn phòng có vai trò quan trọng như thế nào?

• A. Ngân sách chi tiêu văn phòng không thực sự cần thiết.
• B. Ngân sách chỉ cần lập chung chung, không cần chi tiết.
• C. Ngân sách chủ yếu để theo dõi chi tiêu đã phát sinh.
• D. Ngân sách là công cụ để lập kế hoạch, kiểm soát chi tiêu, đảm bảo sử dụng nguồn lực hiệu quả và đạt mục tiêu tài chính.

Câu 17: Để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hình ảnh của tổ chức, yếu tố nào sau đây cần được ưu tiên hàng đầu trong thiết kế lễ tân văn phòng?

• A. Sự thoải mái và tiện nghi cho nhân viên lễ tân.
• B. Sự sang trọng và lộng lẫy của nội thất.
• C. Sự gọn gàng, sạch sẽ, chuyên nghiệp và thân thiện.
• D. Sự độc đáo và ấn tượng mạnh mẽ.

Câu 18: Trong quản lý hiệu suất nhân viên văn phòng, phương pháp đánh giá nào sau đây tập trung vào kết quả công việc cụ thể mà nhân viên đạt được?

• A. Đánh giá dựa trên thái độ và tinh thần làm việc.
• B. Đánh giá dựa trên mục tiêu và chỉ số hiệu suất (KPIs) đã được thiết lập.
• C. Đánh giá dựa trên nhận xét chủ quan của người quản lý.
• D. Đánh giá dựa trên số giờ làm việc tại văn phòng.

Câu 19: Khi lựa chọn phần mềm quản lý văn phòng, tiêu chí nào sau đây quan trọng nhất để đảm bảo phần mềm phù hợp với nhu cầu và quy mô của tổ chức?

• A. Giá thành phần mềm rẻ nhất.
• B. Giao diện phần mềm đẹp mắt, hiện đại.
• C. Tính năng phần mềm đáp ứng đúng nhu cầu nghiệp vụ và khả năng mở rộng linh hoạt.
• D. Phần mềm có nhiều người dùng và đánh giá tốt nhất trên thị trường.

Câu 20: Trong quản lý dự án văn phòng (ví dụ: chuyển văn phòng mới), giai đoạn nào sau đây cần được thực hiện đầu tiên để đảm bảo dự án thành công?

• A. Giai đoạn lập kế hoạch chi tiết (xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực, thời gian).
• B. Giai đoạn thực hiện dự án (triển khai các công việc, giám sát tiến độ).
• C. Giai đoạn kiểm tra và nghiệm thu dự án.
• D. Giai đoạn đánh giá và rút kinh nghiệm sau dự án.

Câu 21: Để xây dựng môi trường làm việc tích cực, yếu tố nào sau đây đóng vai trò quan trọng nhất trong việc tạo động lực và sự gắn kết của nhân viên văn phòng?

• A. Cung cấp đầy đủ tiện nghi và trang thiết bị hiện đại.
• B. Tổ chức nhiều hoạt động vui chơi, giải trí trong văn phòng.
• C. Tăng lương và thưởng cho nhân viên thường xuyên.
• D. Công nhận, ghi nhận thành tích và tạo cơ hội phát triển cho nhân viên.

Câu 22: Trong quản lý văn phòng hiện đại, xu hướng nào sau đây ngày càng được chú trọng để nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của nhân viên?

• A. Tăng cường kiểm soát và giám sát nhân viên chặt chẽ hơn.
• B. Thiết kế văn phòng lấy con người làm trung tâm (human-centric workplace).
• C. Giảm thiểu chi phí văn phòng tối đa.
• D. Áp dụng các quy trình làm việc cứng nhắc và tiêu chuẩn hóa.

Câu 23: Một văn phòng muốn cải thiện hệ thống quản lý hồ sơ giấy hiện tại. Giải pháp nào sau đây mang lại hiệu quả lâu dài và bền vững nhất?

• A. Mua thêm tủ đựng hồ sơ để tăng không gian lưu trữ.
• B. Thuê nhân viên sắp xếp và phân loại lại toàn bộ hồ sơ.
• C. Số hóa hồ sơ giấy và chuyển sang quản lý hồ sơ điện tử.
• D. Loại bỏ bớt các hồ sơ cũ không còn giá trị sử dụng.

Câu 24: Trong tình huống khẩn cấp (ví dụ: hỏa hoạn, động đất), quy trình ứng phó tại văn phòng cần ưu tiên điều gì hàng đầu?

• A. Đảm bảo an toàn tính mạng cho tất cả nhân viên và khách hàng.
• B. Bảo vệ tài sản và trang thiết bị văn phòng.
• C. Duy trì hoạt động kinh doanh liên tục.
• D. Thông báo cho cơ quan chức năng và truyền thông.

Câu 25: Để giảm thiểu chi phí in ấn trong văn phòng, biện pháp nào sau đây mang lại hiệu quả thiết thực nhất?

• A. Sử dụng máy in chất lượng kém để giảm chi phí đầu tư.
• B. Hạn chế số lượng văn bản được in ra.
• C. Yêu cầu nhân viên tự chi trả chi phí in ấn cá nhân.
• D. Khuyến khích sử dụng văn bản điện tử và in hai mặt, in nhiều trang trên một tờ giấy.

Câu 26: Trong quản lý không gian làm việc chung (co-working space), yếu tố nào sau đây quan trọng nhất để duy trì sự hài hòa và hiệu quả làm việc cho nhiều đối tượng sử dụng khác nhau?

• A. Thiết kế không gian đẹp mắt và ấn tượng.
• B. Cung cấp nhiều tiện ích và dịch vụ miễn phí.
• C. Thiết lập quy tắc ứng xử chung rõ ràng và đảm bảo mọi người tuân thủ.
• D. Tổ chức nhiều sự kiện kết nối cộng đồng.

Câu 27: Để xây dựng đội ngũ nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, kỹ năng mềm nào sau đây cần được chú trọng phát triển?

• A. Kỹ năng sử dụng phần mềm văn phòng thành thạo.
• B. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả, làm việc nhóm và giải quyết vấn đề.
• C. Kỹ năng quản lý thời gian cá nhân.
• D. Kỹ năng ngoại ngữ.

Câu 28: Trong quản lý mua sắm văn phòng phẩm, chiến lược nào sau đây giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và đảm bảo nguồn cung ổn định?

• A. Mua văn phòng phẩm số lượng lớn khi có nhu cầu phát sinh.
• B. Mua văn phòng phẩm từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để đa dạng lựa chọn.
• C. Chỉ mua văn phòng phẩm giá rẻ nhất trên thị trường.
• D. Xây dựng quan hệ đối tác lâu dài với nhà cung cấp uy tín và lập kế hoạch mua sắm định kỳ.

Câu 29: Để đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên về môi trường làm việc văn phòng, phương pháp thu thập thông tin nào sau đây là phù hợp nhất?

• A. Quan sát thái độ làm việc của nhân viên hàng ngày.
• B. Thực hiện khảo sát ẩn danh định kỳ về mức độ hài lòng của nhân viên.
• C. Phỏng vấn trực tiếp từng nhân viên.
• D. Thu thập ý kiến phản hồi không chính thức từ nhân viên.

Câu 30: Trong bối cảnh chuyển đổi số, kỹ năng nào sau đây trở nên ngày càng quan trọng đối với người làm quản trị văn phòng?

• A. Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính chuyên nghiệp.
• B. Kỹ năng quản lý hồ sơ giấy khoa học.
• C. Kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin và phân tích dữ liệu.
• D. Kỹ năng giao tiếp trực tiếp và xây dựng quan hệ cá nhân.