Bài Tập, Đề Thi Trắc Nghiệm Online - Môn Quản Trị Văn Phòng - Đề 06 bao gồm nhiều câu hỏi hay, bám sát chương trình. Cùng làm bài tập trắc nghiệm ngay.
Câu 1: Trong bối cảnh làm việc ngày càng linh hoạt và từ xa, đâu là thách thức lớn nhất đối với quản trị văn phòng hiện đại?
- A. Quản lý chi phí thuê văn phòng truyền thống
- B. Đảm bảo đủ không gian làm việc cho nhân viên
- C. Duy trì sự gắn kết và giao tiếp hiệu quả giữa nhân viên làm việc từ xa và tại văn phòng
- D. Kiểm soát việc sử dụng thiết bị văn phòng tại chỗ
Câu 2: Để tối ưu hóa không gian văn phòng theo hướng "văn phòng xanh", giải pháp nào sau đây mang lại hiệu quả cao nhất về mặt môi trường và chi phí?
- A. Sử dụng giấy in tái chế
- B. Tận dụng ánh sáng tự nhiên kết hợp hệ thống đèn LED tiết kiệm năng lượng
- C. Trồng nhiều cây xanh trong văn phòng
- D. Khuyến khích nhân viên sử dụng phương tiện giao thông công cộng
Câu 3: Một công ty đang xem xét chuyển đổi từ văn phòng không gian đóng sang không gian mở. Yếu tố nào sau đây cần được cân nhắc kỹ lưỡng nhất để đảm bảo sự thành công của việc chuyển đổi này?
- A. Văn hóa doanh nghiệp và mức độ phù hợp của không gian mở với tính chất công việc của các bộ phận
- B. Chi phí sửa chữa và thiết kế lại văn phòng
- C. Số lượng nhân viên hiện tại và dự kiến tăng trong tương lai
- D. Ý kiến cá nhân của ban lãnh đạo về không gian làm việc
Câu 4: Trong quản lý thông tin văn phòng, quy trình số hóa tài liệu mang lại lợi ích nào sau đây NGOẠI TRỪ?
- A. Tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý
- B. Nâng cao khả năng truy cập và chia sẻ thông tin
- C. Giảm thiểu rủi ro mất mát và hư hỏng tài liệu gốc
- D. Giảm chi phí đầu tư ban đầu cho hệ thống quản lý tài liệu
Câu 5: Để xây dựng một môi trường làm việc tích cực, yếu tố nào sau đây thuộc về trách nhiệm của quản trị văn phòng?
- A. Đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên
- B. Xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên
- C. Đảm bảo không gian làm việc an toàn, thoải mái và hỗ trợ sức khỏe thể chất và tinh thần
- D. Tổ chức các hoạt độngTeam-building ngoài giờ làm việc
Câu 6: Tình huống: Văn phòng phẩm của công ty thường xuyên bị sử dụng lãng phí. Biện pháp nào sau đây KHÔNG phù hợp để giải quyết vấn đề này?
- A. Tăng cường kiểm kê và quản lý chặt chẽ kho văn phòng phẩm
- B. Giảm số lượng văn phòng phẩm cung cấp cho mỗi nhân viên
- C. Nâng cao ý thức tiết kiệm văn phòng phẩm cho nhân viên thông qua các buổi training và truyền thông nội bộ
- D. Áp dụng hệ thống đặt hàng văn phòng phẩm trực tuyến và phê duyệt theo cấp
Câu 7: Ergonomics (Công thái học) trong văn phòng tập trung vào việc gì?
- A. Thiết kế không gian và công cụ làm việc phù hợp với đặc điểm sinh lý và tâm lý của con người để tối ưu hóa hiệu suất và sức khỏe
- B. Tối ưu hóa quy trình làm việc để giảm thiểu thời gian và chi phí
- C. Ứng dụng công nghệ thông tin để tự động hóa các tác vụ văn phòng
- D. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp đề cao tính sáng tạo và đổi mới
Câu 8: Trong việc quản lý cuộc họp, vai trò của thư ký cuộc họp là gì?
- A. Chủ trì và điều hành cuộc họp
- B. Đưa ra quyết định cuối cùng về các vấn đề thảo luận
- C. Đại diện cho ý kiến của đa số người tham dự
- D. Ghi biên bản cuộc họp, chuẩn bị tài liệu và hỗ trợ các công việc hành chính liên quan
Câu 9: Nguyên tắc "5S" trong quản lý văn phòng (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng) hướng tới mục tiêu chính nào?
- A. Tăng cường tính thẩm mỹ cho văn phòng
- B. Tạo môi trường làm việc khoa học, ngăn nắp, hiệu quả và an toàn
- C. Tiết kiệm chi phí vận hành văn phòng
- D. Nâng cao tinh thần đồng đội trong nhân viên
Câu 10: Khi lựa chọn phần mềm quản lý văn phòng, tiêu chí nào sau đây quan trọng nhất để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp?
- A. Giá thành phần mềm rẻ nhất
- B. Giao diện phần mềm đẹp mắt và hiện đại
- C. Tính năng phần mềm đáp ứng đúng và đủ nhu cầu quản lý của doanh nghiệp
- D. Phần mềm được nhiều doanh nghiệp lớn sử dụng
Câu 11: Trong quản lý rủi ro văn phòng, loại rủi ro nào sau đây thường ít được chú trọng nhưng lại có thể gây hậu quả nghiêm trọng về mặt pháp lý và uy tín?
- A. Rủi ro về tài chính (thất thoát tài sản, lãng phí ngân sách)
- B. Rủi ro về vận hành (gián đoạn hoạt động, chậm trễ tiến độ)
- C. Rủi ro về an toàn lao động (tai nạn, cháy nổ)
- D. Rủi ro về bảo mật thông tin và dữ liệu cá nhân
Câu 12: Để cải thiện hiệu quả giao tiếp nội bộ trong văn phòng, biện pháp nào sau đây mang tính chủ động và xây dựng nhất từ phía quản trị văn phòng?
- A. Gửi email thông báo cho toàn bộ nhân viên về các vấn đề cần lưu ý
- B. Thiết lập các kênh giao tiếp đa dạng và khuyến khích nhân viên phản hồi, đóng góp ý kiến
- C. Tổ chức các buổi họp định kỳ để cập nhật thông tin và giao nhiệm vụ
- D. Xây dựng quy chế xử phạt đối với các hành vi gây cản trở giao tiếp
Câu 13: Khi đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng, chỉ số nào sau đây phản ánh trực tiếp nhất về mức độ hài lòng của nhân viên?
- A. Chi phí vận hành văn phòng trên đầu người
- B. Tỷ lệ sử dụng không gian văn phòng
- C. Kết quả khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên về môi trường và điều kiện làm việc
- D. Số lượng sự cố văn phòng phát sinh trong tháng
Câu 14: Trong quản lý dự án văn phòng (ví dụ: chuyển văn phòng, cải tạo văn phòng), giai đoạn lập kế hoạch chi tiết có vai trò quan trọng như thế nào?
- A. Đảm bảo dự án đi đúng hướng, kiểm soát rủi ro và tối ưu hóa nguồn lực
- B. Tạo sự hứng khởi và động lực cho các thành viên dự án
- C. Thu hút sự quan tâm và ủng hộ của ban lãnh đạo
- D. Đánh giá năng lực của các nhà thầu và đối tác tiềm năng
Câu 15: Yếu tố nào sau đây KHÔNG thuộc về chi phí vận hành văn phòng?
- A. Tiền điện, nước, internet
- B. Chi phí thuê văn phòng
- C. Chi phí văn phòng phẩm và thiết bị
- D. Chi phí đầu tư xây dựng văn phòng mới
Câu 16: Để đảm bảo an ninh văn phòng, biện pháp nào sau đây mang tính phòng ngừa từ xa và có hiệu quả lâu dài?
- A. Thuê bảo vệ chuyên nghiệp tuần tra 24/7
- B. Lắp đặt hệ thống camera giám sát ở tất cả các khu vực
- C. Xây dựng văn hóa an ninh và nâng cao ý thức bảo mật cho toàn bộ nhân viên
- D. Kiểm tra an ninh ngẫu nhiên đối với nhân viên và khách ra vào văn phòng
Câu 17: Trong quản lý tài sản văn phòng, việc kiểm kê tài sản định kỳ có mục đích chính là gì?
- A. Định giá lại tài sản theo giá thị trường
- B. Đối chiếu số lượng và tình trạng tài sản thực tế với sổ sách để phát hiện và xử lý sai lệch
- C. Xác định nhu cầu mua sắm tài sản mới
- D. Đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản của các bộ phận
Câu 18: Phong thủy văn phòng (Office Feng Shui) là gì và có ý nghĩa như thế nào trong quản trị văn phòng?
- A. Là một trường phái kiến trúc hiện đại từ phương Tây, tập trung vào tối ưu hóa không gian
- B. Là một hệ thống các quy tắc về an toàn lao động trong văn phòng
- C. Là một phương pháp quản lý thời gian và công việc hiệu quả
- D. Là một hệ thống tín ngưỡng và thực hành có nguồn gốc từ Trung Quốc, tập trung vào việc tạo ra sự hài hòa và cân bằng trong không gian để cải thiện vận khí và hiệu suất làm việc
Câu 19: Khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ văn phòng (vệ sinh, bảo trì,...) tiêu chí nào sau đây cần được ưu tiên hàng đầu?
- A. Giá dịch vụ rẻ nhất
- B. Chất lượng dịch vụ đảm bảo và đáp ứng yêu cầu
- C. Nhà cung cấp có thương hiệu nổi tiếng
- D. Thời gian cung cấp dịch vụ linh hoạt nhất
Câu 20: Trong bối cảnh chuyển đổi số, vai trò của quản trị văn phòng có xu hướng thay đổi như thế nào?
- A. Giảm bớt tầm quan trọng do các công việc văn phòng được tự động hóa
- B. Không có sự thay đổi đáng kể, vẫn tập trung vào các công việc hành chính truyền thống
- C. Mở rộng sang quản lý hệ thống thông tin, dữ liệu và hỗ trợ ứng dụng công nghệ trong văn phòng
- D. Chuyển hoàn toàn sang quản lý nhân sự và đào tạo
Câu 21: Tình huống: Một nhân viên văn phòng liên tục phàn nàn về tiếng ồn từ đồng nghiệp xung quanh làm ảnh hưởng đến sự tập trung. Giải pháp nào sau đây quản trị văn phòng nên áp dụng?
- A. Yêu cầu nhân viên phàn nàn tự giải quyết vấn đề với đồng nghiệp
- B. Chuyển chỗ làm việc của nhân viên phàn nàn đến khu vực khác
- C. Cấm nhân viên nói chuyện trong giờ làm việc
- D. Tìm hiểu nguồn gốc tiếng ồn và áp dụng các biện pháp giảm tiếng ồn chung, đồng thời xem xét bố trí lại không gian làm việc nếu cần thiết
Câu 22: Đâu là lợi ích chính của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử (Electronic Document Management System - EDMS)?
- A. Tăng cường khả năng cộng tác và chia sẻ thông tin, giảm thời gian tìm kiếm và xử lý văn bản
- B. Giảm chi phí in ấn và lưu trữ văn bản giấy
- C. Nâng cao tính bảo mật và kiểm soát truy cập văn bản
- D. Tất cả các đáp án trên
Câu 23: Trong quản lý ngân sách văn phòng, việc lập kế hoạch ngân sách hàng năm có vai trò gì?
- A. Đảm bảo chi tiêu vượt quá ngân sách được duyệt
- B. Tăng cường tính minh bạch trong quản lý tài chính
- C. Định hướng chi tiêu hợp lý, kiểm soát chi phí và đảm bảo nguồn lực tài chính cho hoạt động văn phòng
- D. So sánh hiệu quả chi tiêu giữa các bộ phận
Câu 24: Để duy trì và cải thiện chất lượng dịch vụ văn phòng, phương pháp nào sau đây hiệu quả nhất?
- A. Giảm chi phí dịch vụ để tăng tính cạnh tranh
- B. Thu thập phản hồi từ người sử dụng dịch vụ và thực hiện cải tiến liên tục
- C. Áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng quốc tế một cách máy móc
- D. Tăng cường kiểm tra và xử phạt các nhà cung cấp dịch vụ không đạt yêu cầu
Câu 25: Đâu là xu hướng nổi bật trong thiết kế văn phòng hiện đại nhằm thu hút và giữ chân nhân tài?
- A. Tối đa hóa số lượng chỗ ngồi làm việc để tăng năng suất
- B. Thiết kế văn phòng theo phong cách tối giản, chi phí thấp
- C. Tạo không gian làm việc nghiêm túc, kỷ luật và ít yếu tố giải trí
- D. Tạo ra không gian làm việc linh hoạt, sáng tạo, chú trọng trải nghiệm nhân viên và các tiện ích hỗ trợ
Câu 26: Trong quản lý cuộc họp trực tuyến, yếu tố nào sau đây quan trọng nhất để đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả?
- A. Sử dụng nền tảng họp trực tuyến phổ biến nhất
- B. Mời càng nhiều người tham dự càng tốt
- C. Chuẩn bị chương trình nghị sự rõ ràng, tuân thủ thời gian và khuyến khích sự tương tác của người tham dự
- D. Ghi âm và ghi hình toàn bộ cuộc họp để làm tư liệu
Câu 27: Đạo đức nghề nghiệp trong quản trị văn phòng thể hiện rõ nhất qua hành vi nào sau đây?
- A. Bảo mật thông tin nội bộ và thông tin cá nhân của nhân viên
- B. Luôn đồng ý với ý kiến của cấp trên để duy trì hòa khí
- C. Sử dụng tài sản văn phòng cho mục đích cá nhân một cách hợp lý
- D. Giữ im lặng trước các hành vi sai trái của đồng nghiệp để tránh xung đột
Câu 28: Để ứng phó với sự cố mất điện đột ngột tại văn phòng, quy trình nào sau đây cần được ưu tiên thực hiện đầu tiên?
- A. Gọi điện báo cho nhà cung cấp điện
- B. Đảm bảo an toàn cho nhân viên, hướng dẫn sơ tán nếu cần thiết và kiểm tra hệ thống điện dự phòng
- C. Thông báo cho ban lãnh đạo về sự cố
- D. Khởi động máy phát điện dự phòng ngay lập tức
Câu 29: Trong quản lý không gian lưu trữ hồ sơ, phương pháp nào sau đây giúp tiết kiệm không gian và dễ dàng truy cập nhất?
- A. Lưu trữ hồ sơ theo thứ tự thời gian trong tủ tài liệu thông thường
- B. Sử dụng kho lưu trữ hồ sơ bên ngoài văn phòng
- C. Áp dụng hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử kết hợp với số hóa tài liệu
- D. Loại bỏ tất cả các hồ sơ giấy và chuyển hoàn toàn sang lưu trữ điện tử
Câu 30: Giả sử bạn là quản lý văn phòng mới, nhận thấy hệ thống quản lý văn phòng hiện tại còn nhiều bất cập và gây lãng phí nguồn lực. Bước đầu tiên bạn nên làm gì để cải thiện tình hình?
- A. Thay thế toàn bộ hệ thống quản lý văn phòng hiện tại bằng hệ thống mới
- B. Sa thải nhân viên phụ trách quản lý văn phòng cũ
- C. Áp dụng ngay các giải pháp quản lý văn phòng tiên tiến nhất
- D. Tiến hành khảo sát, đánh giá chi tiết hệ thống hiện tại để xác định vấn đề và nguyên nhân gốc rễ
