Bài Tập, Đề Thi Trắc Nghiệm Online – Môn Quản Trị Văn Phòng – Đề 09

Câu 1: Trong bối cảnh chuyển đổi số, văn phòng hiện đại ngày càng chú trọng đến việc ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả hoạt động. Theo đó, quản trị văn phòng điện tử (e-Office) trở thành một xu hướng tất yếu. Vậy, đâu là lợi ích cốt lõi nhất mà e-Office mang lại cho một tổ chức so với văn phòng truyền thống?

• A. Giảm thiểu sử dụng giấy và các vật tư văn phòng phẩm.
• B. Tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường khả năng phối hợp và chia sẻ thông tin.
• C. Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và hiện đại của tổ chức.
• D. Cung cấp môi trường làm việc linh hoạt và tiện nghi hơn cho nhân viên.

Câu 2: Một công ty đang xem xét chuyển sang mô hình văn phòng không giấy (paperless office). Tuy nhiên, trưởng phòng hành chính lo ngại về tính bảo mật của thông tin khi số hóa toàn bộ tài liệu. Giải pháp nào sau đây là phù hợp nhất để vừa đạt được mục tiêu giảm thiểu giấy tờ, vừa đảm bảo an toàn thông tin trong văn phòng không giấy?

• A. Sử dụng mật khẩu mạnh và thay đổi thường xuyên cho tất cả các thiết bị và tài khoản.
• B. Đào tạo nhân viên về các nguy cơ an ninh mạng và quy trình bảo mật thông tin.
• C. Triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS) với các tính năng kiểm soát truy cập, mã hóa dữ liệu và nhật ký hoạt động.
• D. Hạn chế quyền truy cập internet của nhân viên và cấm sử dụng USB cá nhân trong văn phòng.

Câu 3: Trong quá trình xây dựng nội quy văn phòng cho một công ty mới thành lập, yếu tố nào sau đây cần được ưu tiên xem xét hàng đầu để đảm bảo sự hài hòa giữa quyền lợi của nhân viên và kỷ luật lao động?

• A. Mức độ chi tiết và cụ thể của từng điều khoản trong nội quy.
• B. Sự tham gia của ban lãnh đạo cấp cao trong quá trình soạn thảo nội quy.
• C. Tính nghiêm khắc và khả năng răn đe của các hình thức kỷ luật được quy định.
• D. Sự tham vấn ý kiến của đại diện người lao động và tính minh bạch, công bằng của các quy định.

Câu 4: Một văn phòng có không gian làm việc chung (co-working space) đang gặp phải vấn đề tiếng ồn từ các cuộc trò chuyện cá nhân và cuộc gọi điện thoại của nhân viên, ảnh hưởng đến sự tập trung của những người khác. Biện pháp thiết kế không gian nào sau đây là hiệu quả nhất để giảm thiểu tiếng ồn trong trường hợp này?

• A. Tăng cường sử dụng cây xanh và vật liệu trang trí mềm mại trong văn phòng.
• B. Bố trí các khu vực làm việc yên tĩnh (quiet zone) hoặc phòng họp nhỏ cách âm cho các cuộc gọi và thảo luận.
• C. Phát nhạc nền nhẹ nhàng trong văn phòng để át tiếng ồn xung quanh.
• D. Yêu cầu nhân viên sử dụng tai nghe chống ồn khi làm việc trong không gian chung.

Câu 5: Để đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận văn phòng, nhà quản lý cần lựa chọn các chỉ số đo lường (KPIs) phù hợp. KPI nào sau đây KHÔNG phản ánh trực tiếp hiệu quả hoạt động của bộ phận văn phòng?

• A. Thời gian xử lý văn bản đến và đi.
• B. Mức độ hài lòng của nhân viên các phòng ban khác về dịch vụ hỗ trợ văn phòng.
• C. Doanh thu thuần của công ty trong quý.
• D. Chi phí văn phòng trên tổng chi phí hoạt động của công ty.

Câu 6: Một nhân viên văn phòng thường xuyên quên các cuộc họp và thời hạn công việc do quá tải thông tin và thiếu kỹ năng quản lý thời gian. Giải pháp đào tạo nào sau đây là hữu ích nhất để giúp nhân viên này cải thiện tình hình?

• A. Khóa đào tạo về kỹ năng quản lý thời gian, lập kế hoạch và sử dụng các công cụ hỗ trợ (như lịch điện tử, ứng dụng nhắc việc).
• B. Khóa đào tạo về kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm hiệu quả.
• C. Khóa đào tạo về kiến thức chuyên môn nghiệp vụ liên quan đến công việc.
• D. Khóa đào tạo về văn hóa doanh nghiệp và quy tắc ứng xử trong văn phòng.

Câu 7: Trong tình huống khẩn cấp (ví dụ: hỏa hoạn, động đất), quy trình sơ tán văn phòng cần được thực hiện một cách nhanh chóng và an toàn. Yếu tố nào sau đây là quan trọng nhất để đảm bảo thành công của quy trình sơ tán?

• A. Số lượng lối thoát hiểm và biển chỉ dẫn rõ ràng trong văn phòng.
• B. Trang bị đầy đủ các thiết bị phòng cháy chữa cháy (bình cứu hỏa, chuông báo cháy).
• C. Kế hoạch sơ tán chi tiết, được phổ biến rộng rãi và diễn tập thường xuyên cho toàn bộ nhân viên.
• D. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa bộ phận an ninh và bộ phận y tế của công ty.

Câu 8: Một công ty muốn cải thiện hệ thống quản lý hồ sơ văn bản. Phương pháp nào sau đây giúp tối ưu hóa việc tìm kiếm và truy cập hồ sơ nhanh chóng nhất?

• A. Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự thời gian phát hành văn bản.
• B. Phân loại hồ sơ theo phòng ban và lưu trữ tại phòng ban tương ứng.
• C. Sử dụng tủ đựng hồ sơ có khóa và chỉ người quản lý văn thư mới có quyền truy cập.
• D. Xây dựng hệ thống phân loại hồ sơ khoa học (ví dụ: theo chủ đề, dự án) và lập danh mục hồ sơ điện tử có khả năng tìm kiếm toàn văn bản.

Câu 9: Trong việc quản lý tài sản văn phòng, việc kiểm kê tài sản định kỳ mang lại lợi ích chính nào sau đây?

• A. Đảm bảo tính thẩm mỹ và trật tự của văn phòng.
• B. Đối chiếu số lượng và tình trạng thực tế của tài sản với sổ sách kế toán, phát hiện sai lệch và thất thoát.
• C. Nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên trong việc bảo quản tài sản chung.
• D. Cung cấp cơ sở dữ liệu để lập kế hoạch mua sắm và bảo trì tài sản trong tương lai.

Câu 10: Một công ty quyết định áp dụng chính sách làm việc từ xa (remote work) cho nhân viên văn phòng. Thách thức lớn nhất mà quản lý văn phòng cần đối mặt để đảm bảo hiệu quả của chính sách này là gì?

• A. Chi phí đầu tư vào hạ tầng công nghệ thông tin và thiết bị làm việc tại nhà.
• B. Khó khăn trong việc theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
• C. Duy trì sự gắn kết, giao tiếp và phối hợp hiệu quả giữa các nhân viên khi làm việc phân tán.
• D. Đảm bảo an ninh thông tin và bảo mật dữ liệu khi nhân viên làm việc bên ngoài văn phòng.

Câu 11: Để tạo môi trường làm việc khuyến khích sự sáng tạo cho nhân viên, thiết kế văn phòng nên ưu tiên yếu tố nào sau đây?

• A. Không gian làm việc cá nhân hóa, yên tĩnh và riêng tư.
• B. Không gian linh hoạt, đa dạng, có khu vực tương tác, thảo luận và khu vực tập trung.
• C. Văn phòng xanh với nhiều cây xanh và ánh sáng tự nhiên.
• D. Thiết kế văn phòng theo phong cách tối giản, hiện đại và chuyên nghiệp.

Câu 12: Trong quản trị văn phòng hiện đại, khái niệm "văn phòng xanh" ngày càng được quan tâm. Hoạt động nào sau đây KHÔNG thuộc về "văn phòng xanh"?

• A. Sử dụng năng lượng tái tạo và tiết kiệm năng lượng trong văn phòng.
• B. Giảm thiểu chất thải, tái chế và sử dụng các sản phẩm thân thiện với môi trường.
• C. Tối ưu hóa sử dụng giấy và khuyến khích văn phòng không giấy.
• D. Tổ chức các hoạt động team-building và vui chơi giải trí cho nhân viên ngoài giờ làm việc.

Câu 13: Khi lựa chọn địa điểm đặt văn phòng cho một công ty dịch vụ khách hàng, yếu tố quan trọng nhất cần xem xét là gì?

• A. Giá thuê văn phòng và chi phí vận hành.
• B. Diện tích văn phòng và khả năng mở rộng trong tương lai.
• C. Khả năng tiếp cận giao thông công cộng, bãi đỗ xe và các tiện ích xung quanh (nhà hàng, ngân hàng).
• D. Mức độ nhận diện thương hiệu và hình ảnh của tòa nhà văn phòng.

Câu 14: Trong quản lý rủi ro văn phòng, rủi ro nào sau đây có khả năng gây thiệt hại lớn nhất về tài chính và gián đoạn hoạt động của tổ chức?

• A. Sự cố hệ thống công nghệ thông tin (mất dữ liệu, tấn công mạng, gián đoạn dịch vụ).
• B. Sự cố về cơ sở vật chất (hỏng hóc thiết bị, cháy nổ nhỏ).
• C. Mất cắp tài sản nhỏ (văn phòng phẩm, thiết bị cá nhân).
• D. Nhân viên vi phạm nội quy văn phòng (đi muộn, về sớm).

Câu 15: Để xây dựng văn hóa văn phòng tích cực và hiệu quả, nhà quản lý nên tập trung vào việc phát triển yếu tố nào sau đây?

• A. Xây dựng hệ thống quy định, quy trình làm việc chặt chẽ và chi tiết.
• B. Tăng cường kiểm soát và giám sát hoạt động của nhân viên.
• C. Tổ chức nhiều hoạt động vui chơi, giải trí và team-building.
• D. Xây dựng môi trường làm việc tin tưởng, tôn trọng, khuyến khích giao tiếp cởi mở và phản hồi tích cực.

Câu 16: Phương pháp bố trí văn phòng theo không gian mở (open-plan office) có ưu điểm là tăng cường sự tương tác và giao tiếp giữa nhân viên. Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là gì?

• A. Chi phí đầu tư ban đầu cao hơn so với văn phòng truyền thống.
• B. Giảm sự riêng tư và tập trung làm việc của nhân viên do tiếng ồn và sự xao nhãng.
• C. Khó khăn trong việc thay đổi bố trí văn phòng khi cần thiết.
• D. Không phù hợp với các công việc đòi hỏi tính bảo mật cao.

Câu 17: Khi mua sắm trang thiết bị văn phòng (máy tính, máy in, điện thoại...), tiêu chí quan trọng nhất cần ưu tiên xem xét là gì?

• A. Giá thành sản phẩm và chương trình khuyến mãi.
• B. Thương hiệu sản phẩm và đánh giá từ người dùng khác.
• C. Khả năng đáp ứng nhu cầu công việc, độ bền và chi phí bảo trì, sửa chữa.
• D. Tính thẩm mỹ, kiểu dáng và màu sắc của sản phẩm.

Câu 18: Để đảm bảo an toàn và sức khỏe cho nhân viên văn phòng, yếu tố ergonomics (công thái học) nào sau đây cần được chú trọng nhất khi thiết kế chỗ ngồi làm việc?

• A. Màu sắc và chất liệu của ghế văn phòng.
• B. Độ cao của ghế và bàn làm việc có thể điều chỉnh phù hợp với vóc dáng nhân viên, hỗ trợ tư thế ngồi đúng.
• C. Kiểu dáng và thiết kế hiện đại của bàn ghế văn phòng.
• D. Số lượng ngăn kéo và không gian lưu trữ của bàn làm việc.

Câu 19: Trong quản lý cuộc họp văn phòng, giai đoạn quan trọng nhất để đảm bảo cuộc họp thành công và đạt mục tiêu là giai đoạn nào?

• A. Giai đoạn chuẩn bị trước cuộc họp (xác định mục tiêu, chương trình, thành phần tham dự, tài liệu).
• B. Giai đoạn điều hành cuộc họp (duy trì trật tự, điều phối thảo luận, ghi biên bản).
• C. Giai đoạn sau cuộc họp (theo dõi thực hiện các quyết định, đánh giá hiệu quả cuộc họp).
• D. Tất cả các giai đoạn đều quan trọng như nhau.

Câu 20: Một nhân viên văn phòng nhận thấy đồng nghiệp của mình thường xuyên sử dụng máy photocopy của công ty cho mục đích cá nhân. Hành động phù hợp nhất mà nhân viên này nên làm là gì?

• A. Lờ đi và không quan tâm vì đó không phải việc của mình.
• B. Chụp ảnh và đăng lên mạng xã hội để cảnh báo mọi người.
• C. Góp ý trực tiếp với đồng nghiệp một cách tế nhị và nhắc nhở về quy định của công ty.
• D. Báo cáo ngay lập tức với cấp trên mà không cần trao đổi với đồng nghiệp.

Câu 21: Trong bối cảnh làm việc đa văn hóa, kỹ năng giao tiếp nào sau đây trở nên quan trọng hơn bao giờ hết đối với nhân viên văn phòng?

• A. Kỹ năng thuyết trình và đàm phán.
• B. Kỹ năng viết email và báo cáo chuyên nghiệp.
• C. Kỹ năng lắng nghe chủ động và đặt câu hỏi.
• D. Kỹ năng thấu hiểu văn hóa, tôn trọng sự khác biệt và giao tiếp phi ngôn ngữ hiệu quả.

Câu 22: Để nâng cao hiệu quả quản lý chi phí văn phòng, biện pháp nào sau đây mang lại hiệu quả lâu dài và bền vững nhất?

• A. Hạn chế sử dụng các dịch vụ văn phòng bên ngoài (in ấn, chuyển phát nhanh).
• B. Thương lượng giá cả với nhà cung cấp để có được mức giá tốt nhất.
• C. Xây dựng văn hóa tiết kiệm và sử dụng hiệu quả nguồn lực trong toàn bộ nhân viên.
• D. Cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết (văn phòng phẩm, đồ uống).

Câu 23: Trong quản lý dự án văn phòng (ví dụ: chuyển văn phòng, cải tạo văn phòng), giai đoạn lập kế hoạch chi tiết có vai trò như thế nào?

• A. Đảm bảo dự án đi đúng hướng, kiểm soát rủi ro, thời gian và chi phí, tạo cơ sở cho việc triển khai và giám sát hiệu quả.
• B. Giúp dự án được thực hiện nhanh chóng và linh hoạt hơn.
• C. Tạo sự hứng thú và động lực cho các thành viên tham gia dự án.
• D. Giảm thiểu sự phụ thuộc vào năng lực của người quản lý dự án.

Câu 24: Để đảm bảo tính liên tục trong hoạt động văn phòng (business continuity), giải pháp quan trọng nhất cần triển khai là gì?

• A. Mua bảo hiểm cho văn phòng và tài sản.
• B. Xây dựng kế hoạch ứng phó sự cố chi tiết và diễn tập thường xuyên, bao gồm sao lưu dữ liệu, hệ thống dự phòng và quy trình khôi phục.
• C. Tăng cường bảo vệ an ninh vật lý cho văn phòng.
• D. Đào tạo nhân viên về kỹ năng sơ cứu và phòng cháy chữa cháy.

Câu 25: Trong quy trình xử lý văn bản đến, bước quan trọng nhất để đảm bảo văn bản được xử lý kịp thời và đúng mục đích là bước nào?

• A. Bước tiếp nhận và đăng ký văn bản.
• B. Bước phân loại và chuyển giao văn bản.
• C. Bước theo dõi, đôn đốc và kiểm tra tình hình xử lý văn bản.
• D. Bước lưu trữ văn bản sau khi xử lý.

Câu 26: Một công ty muốn cải thiện mức độ hài lòng của nhân viên về môi trường làm việc văn phòng. Biện pháp nào sau đây mang lại hiệu quả cao nhất?

• A. Tăng lương và thưởng cho nhân viên.
• B. Tổ chức nhiều hoạt động vui chơi, giải trí và team-building.
• C. Cung cấp các tiện ích văn phòng hiện đại và tiện nghi.
• D. Lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân viên, cải thiện điều kiện làm việc và tạo môi trường làm việc tôn trọng, công bằng, hỗ trợ.

Câu 27: Trong quản lý thông tin văn phòng, việc phân loại thông tin theo mức độ bảo mật (mật, tối mật, tuyệt mật) có mục đích chính là gì?

• A. Giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin.
• B. Đảm bảo thông tin được bảo vệ phù hợp với mức độ nhạy cảm và tránh rò rỉ, lộ lọt thông tin.
• C. Tiết kiệm không gian lưu trữ thông tin.
• D. Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và bảo mật của tổ chức.

Câu 28: Để đánh giá chất lượng dịch vụ của bộ phận văn phòng, phương pháp thu thập thông tin phản hồi nào sau đây là phù hợp nhất?

• A. Thống kê số lượng yêu cầu hỗ trợ và thời gian xử lý yêu cầu.
• B. Phỏng vấn sâu trưởng các phòng ban về đánh giá chung về bộ phận văn phòng.
• C. Phát phiếu khảo sát mức độ hài lòng cho nhân viên các phòng ban khác về các dịch vụ văn phòng.
• D. Quan sát trực tiếp hoạt động của bộ phận văn phòng và ghi nhận các vấn đề.

Câu 29: Trong bối cảnh làm việc hybrid (kết hợp làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa), vai trò của văn phòng vật lý có sự thay đổi như thế nào?

• A. Văn phòng vật lý trở nên ít quan trọng hơn và có thể loại bỏ hoàn toàn.
• B. Văn phòng vật lý trở thành trung tâm kết nối, hợp tác, giao tiếp và xây dựng văn hóa doanh nghiệp, bên cạnh chức năng làm việc cá nhân.
• C. Văn phòng vật lý chỉ còn là nơi dành cho lãnh đạo và quản lý cấp cao.
• D. Vai trò của văn phòng vật lý không thay đổi so với mô hình làm việc truyền thống.

Câu 30: Để quản lý sự thay đổi trong văn phòng (ví dụ: áp dụng công nghệ mới, thay đổi quy trình làm việc), yếu tố quyết định sự thành công của quá trình thay đổi là gì?

• A. Nguồn lực tài chính và công nghệ đầy đủ.
• B. Kế hoạch thay đổi chi tiết và rõ ràng.
• C. Sự tham gia, ủng hộ và chấp nhận thay đổi từ nhân viên.
• D. Sự hỗ trợ mạnh mẽ từ ban lãnh đạo cấp cao.