Bài Tập, Đề Thi Trắc Nghiệm Online – Môn Quản Trị Văn Phòng – Đề 10

Câu 1: Một văn phòng luật sư đang xem xét chuyển sang hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Yếu tố nào sau đây là quan trọng nhất cần xem xét khi đánh giá các hệ thống khác nhau?

• A. Giao diện người dùng trực quan và dễ sử dụng.
• B. Giá thành phần mềm và chi phí triển khai ban đầu.
• C. Khả năng tích hợp với các phần mềm hiện có (ví dụ: phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm kế toán) và đáp ứng các yêu cầu bảo mật.
• D. Số lượng ngôn ngữ giao diện mà hệ thống hỗ trợ.

Câu 2: Trong một cuộc họp giao ban đầu tuần, trưởng phòng hành chính thông báo về việc cắt giảm 15% ngân sách văn phòng. Giải pháp nào sau đây thể hiện cách tiếp cận hiệu quả nhất để ứng phó với tình huống này?

• A. Yêu cầu tất cả các bộ phận cắt giảm chi tiêu một cách đồng đều 15%.
• B. Phân tích chi tiết các khoản chi hiện tại, xác định các lĩnh vực có thể cắt giảm mà ít ảnh hưởng đến hoạt động cốt lõi, và ưu tiên các chi phí thiết yếu.
• C. Hoãn tất cả các hoạt động không thiết yếu cho đến khi ngân sách được khôi phục.
• D. Tìm kiếm các nhà cung cấp rẻ nhất cho tất cả các mặt hàng văn phòng phẩm mà không xem xét chất lượng.

Câu 3: Một nhân viên văn phòng liên tục phàn nàn về nhiệt độ trong phòng làm việc quá thấp, ảnh hưởng đến sự thoải mái và năng suất làm việc của họ. Biện pháp nào sau đây là phù hợp nhất để trưởng phòng văn phòng giải quyết vấn đề này?

• A. Kiểm tra hệ thống điều hòa không khí, điều chỉnh nhiệt độ phù hợp và đảm bảo thông gió tốt. Đồng thời, lắng nghe và ghi nhận phản hồi của nhân viên để có giải pháp tối ưu.
• B. Yêu cầu nhân viên tự trang bị thêm áo ấm nếu cảm thấy lạnh.
• C. Phớt lờ phàn nàn vì cho rằng đó là vấn đề cá nhân và không ảnh hưởng đến công việc chung.
• D. Tăng nhiệt độ lên mức tối đa để làm hài lòng nhân viên đó, bất kể những người khác cảm thấy thế nào.

Câu 4: So sánh mô hình văn phòng truyền thống (không gian đóng) và văn phòng hiện đại (không gian mở), đâu là ưu điểm chính của văn phòng không gian mở trong việc thúc đẩy giao tiếp và hợp tác nhóm?

• A. Không gian mở đảm bảo sự riêng tư và tập trung cao độ cho từng cá nhân.
• B. Không gian mở giúp giảm tiếng ồn và sự xao nhãng trong văn phòng.
• C. Không gian mở tạo ra môi trường làm việc trang trọng và chuyên nghiệp hơn.
• D. Không gian mở tạo điều kiện giao tiếp trực tiếp, nhanh chóng và dễ dàng hơn giữa các thành viên, khuyến khích sự tương tác và chia sẻ ý tưởng.

Câu 5: Trong quy trình quản lý văn bản đi, bước nào sau đây đảm bảo tính chính xác của văn bản trước khi được ban hành?

• A. Đăng ký văn bản vào sổ văn bản đi.
• B. Nhân bản và đóng dấu văn bản.
• C. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung văn bản bởi người có thẩm quyền trước khi ký ban hành.
• D. Chuyển phát văn bản đến địa chỉ nhận.

Câu 6: Một công ty đang muốn cải thiện hình ảnh chuyên nghiệp của văn phòng. Giải pháp nào sau đây tập trung vào yếu tố "yếu tố con người" để đạt được mục tiêu này?

• A. Đầu tư vào nội thất văn phòng cao cấp và hiện đại.
• B. Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng giao tiếp, ứng xử chuyên nghiệp cho nhân viên văn phòng.
• C. Áp dụng hệ thống quản lý văn phòng điện tử toàn diện.
• D. Xây dựng bộ nhận diện thương hiệu văn phòng nhất quán (logo, màu sắc, font chữ).

Câu 7: Phân tích mối quan hệ giữa "quản trị văn phòng hiệu quả" và "năng suất làm việc của nhân viên". Mệnh đề nào sau đây phản ánh đúng nhất mối quan hệ này?

• A. Quản trị văn phòng hiệu quả tạo ra môi trường làm việc thuận lợi, giảm thiểu gián đoạn và lãng phí, từ đó trực tiếp nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.
• B. Quản trị văn phòng hiệu quả chỉ tập trung vào việc tiết kiệm chi phí, không ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
• C. Năng suất làm việc của nhân viên hoàn toàn phụ thuộc vào năng lực cá nhân, không liên quan đến quản trị văn phòng.
• D. Quản trị văn phòng hiệu quả chỉ quan trọng đối với các cấp quản lý, không tác động đến nhân viên.

Câu 8: Trong tình huống mất điện đột ngột, văn phòng cần có biện pháp dự phòng nào để đảm bảo hoạt động liên tục và giảm thiểu gián đoạn công việc?

• A. Chờ đợi đến khi có điện trở lại và thông báo cho nhân viên nghỉ làm.
• B. Yêu cầu nhân viên sử dụng điện thoại cá nhân để tiếp tục làm việc.
• C. Sao lưu dữ liệu thường xuyên ra ổ cứng ngoài và không cần biện pháp nào khác.
• D. Trang bị máy phát điện dự phòng, hệ thống lưu điện (UPS) cho máy tính và thiết bị quan trọng, và có quy trình ứng phó khi mất điện.

Câu 9: Đánh giá vai trò của "văn hóa văn phòng" trong việc xây dựng môi trường làm việc tích cực và hiệu quả. Yếu tố nào sau đây thể hiện một khía cạnh quan trọng của văn hóa văn phòng tích cực?

• A. Sự cạnh tranh gay gắt giữa các nhân viên để đạt được thành tích cá nhân.
• B. Sự tôn trọng, tin tưởng và hợp tác giữa các thành viên, khuyến khích sự chia sẻ và hỗ trợ lẫn nhau.
• C. Quy trình làm việc cứng nhắc và kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động của nhân viên.
• D. Sự tập trung tuyệt đối vào lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh, bỏ qua các yếu tố khác.

Câu 10: Một văn phòng đang gặp vấn đề về quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ ngày càng nhiều và khó tìm kiếm. Giải pháp nào sau đây là bước đầu tiên hợp lý để giải quyết vấn đề này?

• A. Mua thêm tủ đựng hồ sơ và thuê thêm nhân viên để sắp xếp hồ sơ.
• B. Tiêu hủy toàn bộ hồ sơ cũ để giải phóng không gian.
• C. Tiến hành rà soát, phân loại và lập danh mục hồ sơ hiện có để đánh giá tình trạng và xác định hướng xử lý tiếp theo.
• D. Chuyển toàn bộ hồ sơ sang dạng điện tử ngay lập tức mà không cần phân loại.

Câu 11: Trong việc lựa chọn địa điểm đặt văn phòng mới, yếu tố nào sau đây thường được ưu tiên hàng đầu đối với một công ty dịch vụ khách hàng?

• A. Chi phí thuê văn phòng thấp nhất có thể.
• B. Gần khu dân cư để thuận tiện cho nhân viên.
• C. Nằm ở khu vực trung tâm thành phố để thể hiện sự sang trọng.
• D. Khả năng tiếp cận dễ dàng cho khách hàng (giao thông thuận tiện, bãi đỗ xe, gần các tuyến đường chính).

Câu 12: Để đảm bảo an toàn thông tin trong văn phòng, biện pháp nào sau đây liên quan đến "an ninh vật lý"?

• A. Sử dụng phần mềm diệt virus và tường lửa.
• B. Lắp đặt camera giám sát, hệ thống báo động và kiểm soát ra vào văn phòng.
• C. Mã hóa dữ liệu và sử dụng mật khẩu mạnh.
• D. Đào tạo nhân viên về nhận thức an ninh thông tin.

Câu 13: Trong quản lý thời gian làm việc của nhân viên văn phòng, phương pháp "Pomodoro" tập trung vào điều gì?

• A. Lập kế hoạch chi tiết cho cả ngày làm việc và tuân thủ nghiêm ngặt.
• B. Ưu tiên các công việc quan trọng và khẩn cấp theo ma trận Eisenhower.
• C. Chia nhỏ thời gian làm việc thành các khoảng tập trung cao độ (ví dụ: 25 phút) xen kẽ với các khoảng nghỉ ngắn.
• D. Làm việc đa nhiệm để hoàn thành nhiều công việc cùng một lúc.

Câu 14: Khi lựa chọn màu sắc chủ đạo cho văn phòng làm việc, yếu tố "tâm lý màu sắc" cần được xem xét như thế nào để tạo ra môi trường làm việc tích cực?

• A. Chọn các màu sắc tươi sáng, nhẹ nhàng, tạo cảm giác thoải mái, kích thích sự sáng tạo và giảm căng thẳng (ví dụ: xanh lá cây, xanh dương nhạt, vàng nhạt).
• B. Sử dụng các màu sắc tối, trầm để tạo không gian làm việc trang trọng và chuyên nghiệp (ví dụ: đen, xám đậm).
• C. Ưu tiên các màu sắc nổi bật, mạnh mẽ để thể hiện sự năng động và cá tính (ví dụ: đỏ, cam).
• D. Sử dụng duy nhất một màu trắng để tạo cảm giác sạch sẽ và hiện đại.

Câu 15: Một nhân viên văn phòng thường xuyên đến muộn và không hoàn thành công việc đúng hạn. Biện pháp quản lý nào sau đây là phù hợp nhất để trưởng phòng văn phòng xử lý tình huống này?

• A. Phạt tiền nhân viên mỗi lần đi muộn và không hoàn thành công việc.
• B. Sa thải nhân viên ngay lập tức để làm gương cho người khác.
• C. Gặp gỡ riêng nhân viên để tìm hiểu nguyên nhân, trao đổi về kỳ vọng công việc, và đưa ra các biện pháp hỗ trợ hoặc kỷ luật phù hợp theo quy định của công ty.
• D. Thông báo công khai hành vi của nhân viên trước toàn văn phòng để tạo áp lực.

Câu 16: Trong việc tổ chức hội nghị, hội thảo tại văn phòng, yếu tố nào sau đây cần được ưu tiên xem xét đầu tiên?

• A. Lựa chọn thực đơn ăn uống cho đại biểu.
• B. Xác định rõ mục tiêu, chủ đề, số lượng và thành phần đại biểu tham dự để lên kế hoạch chi tiết.
• C. Thiết kế backdrop và in ấn tài liệu hội thảo.
• D. Chuẩn bị quà tặng cho đại biểu.

Câu 17: Để nâng cao hiệu quả sử dụng máy photocopy trong văn phòng, biện pháp nào sau đây tập trung vào việc "bảo trì và bảo dưỡng" thiết bị?

• A. Đặt máy photocopy ở vị trí trung tâm, dễ tiếp cận cho tất cả nhân viên.
• B. Đào tạo nhân viên về cách sử dụng máy photocopy đúng cách.
• C. Quy định số lượng bản chụp tối đa cho mỗi nhân viên.
• D. Thực hiện vệ sinh máy thường xuyên, kiểm tra và thay thế linh kiện định kỳ, theo dõi tình trạng hoạt động của máy.

Câu 18: So sánh "văn phòng xanh" và "văn phòng truyền thống", đâu là lợi ích chính của văn phòng xanh đối với môi trường?

• A. Văn phòng xanh giúp giảm chi phí vận hành văn phòng.
• B. Văn phòng xanh tạo môi trường làm việc thoải mái và tốt cho sức khỏe nhân viên.
• C. Văn phòng xanh giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường thông qua việc tiết kiệm năng lượng, giảm chất thải, sử dụng vật liệu thân thiện với môi trường.
• D. Văn phòng xanh nâng cao hình ảnh thương hiệu của công ty.

Câu 19: Trong quản lý thông tin văn phòng, khái niệm "thông tin chính xác" (accurate information) có nghĩa là gì?

• A. Thông tin được trình bày đẹp mắt và dễ đọc.
• B. Thông tin phản ánh đúng sự thật, không bị sai lệch hoặc lỗi thời.
• C. Thông tin được truyền đạt nhanh chóng và kịp thời.
• D. Thông tin có đầy đủ chi tiết và thông tin bổ sung.

Câu 20: Để cải thiện công tác lễ tân văn phòng, biện pháp nào sau đây tập trung vào "kỹ năng giao tiếp và ứng xử" của nhân viên lễ tân?

• A. Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, kỹ năng giải quyết tình huống, và kiến thức về văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên lễ tân.
• B. Trang bị cho quầy lễ tân các thiết bị hiện đại như màn hình cảm ứng, máy tính bảng.
• C. Xây dựng quy trình đón tiếp khách hàng chi tiết và chuẩn hóa.
• D. Thay đổi trang phục của nhân viên lễ tân sang phong cách hiện đại và trang trọng hơn.

Câu 21: Phân tích sự khác biệt giữa "văn phòng đại diện" và "trụ sở chính" của một công ty. Chức năng chính của văn phòng đại diện là gì?

• A. Điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty.
• B. Thực hiện các hoạt động sản xuất và cung cấp dịch vụ trực tiếp.
• C. Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.
• D. Đại diện và xúc tiến thương mại cho công ty tại một khu vực địa lý nhất định, thực hiện các hoạt động giao dịch, tiếp thị, và chăm sóc khách hàng.

Câu 22: Trong quản lý tài sản văn phòng, phương pháp "kiểm kê định kỳ" có vai trò gì?

• A. Xác định giá trị thị trường hiện tại của tài sản.
• B. Đối chiếu số lượng và tình trạng thực tế của tài sản với sổ sách kế toán, phát hiện sai lệch và có biện pháp xử lý kịp thời, đảm bảo quản lý tài sản hiệu quả.
• C. Lập kế hoạch mua sắm tài sản mới.
• D. Đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản trong văn phòng.

Câu 23: Để giảm thiểu căng thẳng và mệt mỏi cho nhân viên văn phòng, yếu tố "ergonomics" (công thái học) cần được áp dụng trong thiết kế văn phòng như thế nào?

• A. Bố trí văn phòng theo phong thủy để tạo năng lượng tích cực.
• B. Sử dụng các vật liệu trang trí văn phòng sang trọng và đắt tiền.
• C. Lựa chọn bàn ghế có chiều cao phù hợp, có khả năng điều chỉnh, đảm bảo tư thế ngồi làm việc thoải mái, giảm áp lực lên cột sống và các khớp.
• D. Tăng cường ánh sáng trắng trong văn phòng để tạo sự tỉnh táo.

Câu 24: Một công ty muốn chuyển từ văn bản giấy sang văn bản điện tử hoàn toàn. Thách thức lớn nhất trong quá trình chuyển đổi này là gì?

• A. Chi phí đầu tư ban đầu cho hệ thống phần mềm và thiết bị.
• B. Khả năng tương thích của hệ thống mới với các hệ thống hiện có.
• C. Lựa chọn phần mềm quản lý văn bản điện tử phù hợp.
• D. Thay đổi thói quen làm việc của nhân viên, đào tạo kỹ năng sử dụng hệ thống mới và đảm bảo sự chấp nhận của toàn bộ nhân viên đối với quy trình làm việc mới.

Câu 25: Trong việc quản lý cuộc họp văn phòng, "biên bản cuộc họp" có vai trò quan trọng như thế nào?

• A. Biên bản cuộc họp giúp cuộc họp diễn ra trang trọng và chuyên nghiệp hơn.
• B. Biên bản cuộc họp ghi lại nội dung chính, quyết định và phân công công việc trong cuộc họp, làm cơ sở để theo dõi tiến độ thực hiện và trách nhiệm của các bên liên quan.
• C. Biên bản cuộc họp thay thế cho việc tham dự cuộc họp trực tiếp.
• D. Biên bản cuộc họp chỉ cần thiết đối với các cuộc họp quan trọng.

Câu 26: Để xây dựng một "văn phòng làm việc hiệu quả", yếu tố nào sau đây liên quan đến "quy trình làm việc"?

• A. Thiết kế không gian văn phòng sáng tạo và độc đáo.
• B. Trang bị đầy đủ tiện nghi và thiết bị hiện đại cho nhân viên.
• C. Xây dựng các quy trình làm việc rõ ràng, khoa học, giảm thiểu sự chồng chéo và lãng phí thời gian, tối ưu hóa luồng công việc.
• D. Tạo môi trường văn hóa văn phòng thân thiện và cởi mở.

Câu 27: Trong quản lý rủi ro văn phòng, loại rủi ro nào sau đây thuộc nhóm "rủi ro hoạt động"?

• A. Gián đoạn hoạt động do sự cố hệ thống thông tin, mất điện, hoặc thiên tai.
• B. Biến động lãi suất hoặc tỷ giá hối đoái ảnh hưởng đến chi phí văn phòng.
• C. Thay đổi chính sách pháp luật liên quan đến hoạt động văn phòng.
• D. Uy tín của công ty bị ảnh hưởng do sự cố truyền thông.

Câu 28: Để khuyến khích "tinh thần làm việc nhóm" trong văn phòng, hoạt động nào sau đây là phù hợp nhất?

• A. Tổ chức các cuộc thi đua cá nhân để tăng năng suất.
• B. Giao nhiệm vụ độc lập cho từng nhân viên.
• C. Thưởng riêng cho những cá nhân có thành tích xuất sắc nhất.
• D. Tổ chức các buổi team-building, hoạt động ngoại khóa, hoặc dự án nhóm để tăng cường sự gắn kết và hợp tác giữa các thành viên.

Câu 29: Trong quản lý văn phòng phẩm, phương pháp "Just-in-Time" (JIT) có thể được áp dụng như thế nào để tối ưu hóa chi phí và giảm lãng phí?

• A. Mua văn phòng phẩm số lượng lớn để được chiết khấu cao.
• B. Đặt mua văn phòng phẩm khi có nhu cầu sử dụng thực tế và với số lượng vừa đủ, tránh tích trữ quá nhiều gây lãng phí và tốn kém chi phí lưu kho.
• C. Giao khoán việc quản lý văn phòng phẩm cho một nhân viên duy nhất.
• D. Sử dụng văn phòng phẩm cao cấp để nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp.

Câu 30: Đánh giá tầm quan trọng của "kỹ năng tổ chức" đối với một nhân viên văn phòng. Kỹ năng tổ chức thể hiện rõ nhất qua hành động nào sau đây?

• A. Hoàn thành công việc được giao một cách nhanh chóng.
• B. Giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp và khách hàng.
• C. Sắp xếp công việc một cách khoa học, quản lý thời gian hiệu quả, và duy trì sự ngăn nắp trong không gian làm việc cá nhân và chung.
• D. Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng.