Bài Tập, Đề Thi Trắc Nghiệm Online – Môn Thư Tín Thương Mại – Đề 02

Câu 1: Mục đích chính của việc viết thư hỏi hàng (inquiry letter) trong thương mại quốc tế là gì?

• A. Xác nhận đơn đặt hàng đã được chấp nhận.
• B. Thu thập thông tin chi tiết về sản phẩm, dịch vụ hoặc điều khoản thương mại trước khi đưa ra quyết định mua hàng.
• C. Thông báo về việc giao hàng chậm trễ và xin lỗi khách hàng.
• D. Gửi lời phàn nàn chính thức về chất lượng sản phẩm đã nhận được.

Câu 2: Trong một email thương mại, dòng tiêu đề (subject line) lý tưởng nhất nên đáp ứng tiêu chí nào để tăng khả năng người nhận mở và đọc email?

• A. Sử dụng toàn bộ chữ in hoa để gây sự chú ý.
• B. Để trống dòng tiêu đề để tạo sự bí ẩn và tò mò.
• C. Ngắn gọn, súc tích, và phản ánh chính xác nội dung chính của email.
• D. Lặp lại địa chỉ email của người gửi để xác nhận danh tính.

Câu 3: Khi viết thư phản hồi khiếu nại của khách hàng, thái độ và giọng văn nào sau đây là phù hợp nhất để duy trì mối quan hệ tốt đẹp và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả?

• A. Chân thành xin lỗi, thể hiện sự cảm thông và tập trung vào giải pháp.
• B. Phòng thủ, giải thích lý do và đổ lỗi cho các yếu tố bên ngoài.
• C. Thờ ơ, chỉ đưa ra các thông tin chung chung và tránh trách nhiệm.
• D. Tấn công ngược lại khách hàng và phủ nhận hoàn toàn khiếu nại.

Câu 4: Trong thư tín thương mại, thuật ngữ "CC" và "BCC" trong email dùng để chỉ điều gì và sự khác biệt chính giữa chúng là gì?

• A. CC là "Carbon Copy" dùng để gửi bản sao cho người nhận chính, BCC là "Blind Carbon Copy" dùng để gửi bản gốc.
• B. CC và BCC đều dùng để gửi bản sao cho những người liên quan, không có sự khác biệt.
• C. CC là "Confidential Copy" dùng để gửi thư mật, BCC là "Business Courtesy Copy" dùng để thể hiện sự lịch sự.
• D. CC là "Carbon Copy" hiển thị tất cả người nhận, BCC là "Blind Carbon Copy" ẩn danh sách người nhận BCC với nhau và với người nhận CC/To.

Câu 5: Tình huống: Bạn cần gửi một email thông báo thay đổi giá sản phẩm cho tất cả các nhà phân phối. Phương pháp nào sau đây đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả nhất?

• A. Gửi email riêng lẻ cho từng nhà phân phối để thể hiện sự cá nhân hóa.
• B. Sử dụng trường "To" và liệt kê tất cả địa chỉ email của nhà phân phối để mọi người đều biết.
• C. Sử dụng trường "BCC" và nhập tất cả địa chỉ email của nhà phân phối để bảo mật thông tin liên hệ.
• D. Đăng thông báo trên website công ty và yêu cầu nhà phân phối tự theo dõi.

Câu 6: Trong thư tín thương mại, "Enclosure" (Tài liệu đính kèm) thường được đề cập ở vị trí nào và nhằm mục đích gì?

• A. Cuối thư, bên dưới chữ ký, để thông báo về các tài liệu được gửi kèm theo thư.
• B. Đầu thư, sau phần địa chỉ người gửi, để liệt kê các tài liệu quan trọng nhất.
• C. Trong phần nội dung chính của thư, ngay sau khi đề cập đến các tài liệu đó.
• D. Không cần thiết phải đề cập "Enclosure" nếu tài liệu đã được đính kèm trong email.

Câu 7: Khi viết thư chào hàng (sales letter), yếu tố nào sau đây quan trọng nhất để thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng và thuyết phục họ quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ?

• A. Sử dụng ngôn ngữ trang trọng và phức tạp để thể hiện sự chuyên nghiệp.
• B. Nhấn mạnh lợi ích và giá trị độc đáo mà sản phẩm/dịch vụ mang lại cho khách hàng.
• C. Cung cấp thông tin chi tiết về lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
• D. Tập trung vào các tính năng kỹ thuật phức tạp của sản phẩm mà ít khách hàng hiểu rõ.

Câu 8: Trong tình huống nào thì việc sử dụng giọng văn trang trọng (formal tone) là bắt buộc trong thư tín thương mại?

• A. Khi gửi email nội bộ cho đồng nghiệp thân thiết trong công ty.
• B. Khi trả lời nhanh một câu hỏi đơn giản từ khách hàng qua tin nhắn.
• C. Khi gửi thư cho đối tác kinh doanh cấp cao hoặc cơ quan chính phủ.
• D. Khi viết thư cảm ơn sau một cuộc gặp gỡ không chính thức.

Câu 9: Phần "Salutation" (Lời chào) trong thư thương mại có vai trò gì và cách sử dụng "Dear Mr./Ms./Mrs." có ý nghĩa như thế nào?

• A. Chỉ là hình thức, không có vai trò quan trọng trong thư tín thương mại.
• B. Để thông báo cho người nhận biết ai là người gửi thư.
• C. Để tạo không khí thân mật và gần gũi với người nhận.
• D. Thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận và tạo ấn tượng chuyên nghiệp, "Dear Mr./Ms./Mrs." thể hiện sự trang trọng, lịch sự khi biết rõ danh xưng.

Câu 10: Trong thư xin lỗi khách hàng (apology letter), điều gì quan trọng nhất cần truyền tải để xoa dịu sự không hài lòng của khách hàng?

• A. Giải thích chi tiết về nguyên nhân sự cố để khách hàng thông cảm.
• B. Thể hiện sự hối lỗi chân thành, nhận trách nhiệm và đề xuất biện pháp khắc phục.
• C. Hứa hẹn sẽ cải thiện trong tương lai mà không đưa ra hành động cụ thể.
• D. Đưa ra một món quà nhỏ để bù đắp mà không thực sự xin lỗi.

Câu 11: Khi viết thư yêu cầu báo giá (request for quotation - RFQ), thông tin nào sau đây cần được cung cấp rõ ràng và đầy đủ để nhà cung cấp có thể đưa ra báo giá chính xác?

• A. Thông tin về ngân sách dự kiến của công ty bạn để mua hàng.
• B. Lịch sử giao dịch trước đây giữa công ty bạn và nhà cung cấp.
• C. Mô tả chi tiết sản phẩm/dịch vụ cần mua, số lượng, yêu cầu kỹ thuật và thời gian giao hàng mong muốn.
• D. Thông tin về đối thủ cạnh tranh của nhà cung cấp và giá cả của họ.

Câu 12: Trong email thương mại, chữ viết tắt "FYI" thường được sử dụng với mục đích gì?

• A. Yêu cầu người nhận phản hồi ngay lập tức.
• B. Đánh dấu email là khẩn cấp và cần xử lý ưu tiên.
• C. Thông báo rằng người gửi sẽ theo dõi lại sau.
• D. Cung cấp thông tin cho người nhận tham khảo, không yêu cầu hành động cụ thể.

Câu 13: Bạn nhận được một email phàn nàn từ khách hàng về sản phẩm bị lỗi. Bước đầu tiên bạn nên làm gì trước khi soạn thư phản hồi?

• A. Soạn ngay thư phản hồi xin lỗi khách hàng để thể hiện sự nhanh chóng.
• B. Điều tra và xác minh thông tin về khiếu nại để hiểu rõ vấn đề.
• C. Chuyển email phàn nàn cho bộ phận kỹ thuật để họ tự giải quyết.
• D. Bỏ qua email phàn nàn nếu bạn cho rằng khiếu nại không hợp lý.

Câu 14: Trong thư chấp nhận đơn hàng (order confirmation letter), thông tin nào sau đây KHÔNG cần thiết phải bao gồm?

• A. Chi tiết các sản phẩm/dịch vụ đã đặt hàng và số lượng.
• B. Tổng giá trị đơn hàng và phương thức thanh toán được chấp nhận.
• C. Thời gian giao hàng dự kiến và thông tin vận chuyển.
• D. Phân tích về tình hình hoạt động kinh doanh của đối thủ cạnh tranh của khách hàng.

Câu 15: Khi kết thúc một bức thư thương mại trang trọng, cách diễn đạt nào sau đây thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự nhất?

• A. Chúc bạn một ngày tốt lành!
• B. Trân trọng!
• C. Trân trọng kính chào,
• D. Thân ái,

Câu 16: Tình huống: Bạn muốn từ chối một đề nghị hợp tác kinh doanh từ một đối tác. Cách diễn đạt nào sau đây thể hiện sự từ chối khéo léo và duy trì mối quan hệ tốt đẹp?

• A. Từ chối thẳng thừng và chỉ trích những điểm yếu trong đề nghị hợp tác.
• B. Bày tỏ sự biết ơn về đề nghị, giải thích lý do từ chối một cách lịch sự và gợi ý cơ hội hợp tác khác trong tương lai.
• C. Im lặng và không phản hồi để tránh gây khó xử cho cả hai bên.
• D. Đồng ý một cách miễn cưỡng nhưng không thực sự cam kết thực hiện hợp tác.

Câu 17: Trong thư nhắc nhở thanh toán (payment reminder letter), mục tiêu chính là gì và cần tránh điều gì để không làm mất lòng khách hàng?

• A. Nhắc nhở khách hàng về khoản thanh toán quá hạn một cách lịch sự, cung cấp thông tin thanh toán và tránh giọng điệu buộc tội.
• B. Đe dọa khách hàng bằng các biện pháp pháp lý nếu không thanh toán ngay lập tức.
• C. Gửi thư nhắc nhở quá thường xuyên để gây áp lực lên khách hàng.
• D. Bỏ qua việc nhắc nhở và chấp nhận rủi ro nợ xấu.

Câu 18: Khi viết thư giới thiệu công ty (company profile letter), bạn nên tập trung vào việc làm nổi bật điều gì để gây ấn tượng với đối tác tiềm năng?

• A. Liệt kê tất cả các phòng ban và nhân viên trong công ty.
• B. Mô tả chi tiết về lịch sử hình thành và phát triển từ những ngày đầu.
• C. Điểm mạnh, kinh nghiệm, thành tựu nổi bật và giá trị độc đáo mà công ty mang lại.
• D. So sánh trực tiếp với các đối thủ cạnh tranh và chỉ ra ưu điểm của công ty bạn.

Câu 19: Trong thư mời tham gia sự kiện (event invitation letter), thông tin nào sau đây CẦN PHẢI có để người nhận có thể tham gia sự kiện một cách thuận lợi?

• A. Danh sách khách mời VIP dự kiến tham dự sự kiện.
• B. Thông tin chi tiết về nhà tài trợ chính của sự kiện.
• C. Bản đồ đường đi đến địa điểm tổ chức sự kiện.
• D. Thời gian, địa điểm, chương trình sự kiện, cách thức đăng ký và thông tin liên hệ.

Câu 20: Bạn cần gửi một email thông báo về việc bảo trì hệ thống và gián đoạn dịch vụ. Điều gì quan trọng nhất cần lưu ý về thời điểm gửi email để giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực?

• A. Gửi email ngay trước khi bắt đầu bảo trì để tiết kiệm thời gian.
• B. Gửi email thông báo trước một khoảng thời gian hợp lý (ví dụ: 1-2 ngày) để người dùng có sự chuẩn bị.
• C. Gửi email sau khi hoàn thành bảo trì để thông báo dịch vụ đã hoạt động trở lại.
• D. Không cần thông báo trước, chỉ cần đăng thông báo trên website sau khi bảo trì xong.

Câu 21: Trong thư cảm ơn sau phỏng vấn (thank-you letter after interview), mục đích chính là gì và nên gửi trong khoảng thời gian nào sau phỏng vấn?

• A. Để gây áp lực lên nhà tuyển dụng và yêu cầu phản hồi nhanh chóng.
• B. Chỉ là hình thức, không thực sự có tác dụng trong quá trình tuyển dụng.
• C. Thể hiện sự chuyên nghiệp, nhắc lại sự quan tâm đến vị trí và củng cố ấn tượng tốt, nên gửi trong vòng 24-48 giờ sau phỏng vấn.
• D. Để thương lượng lại mức lương và các điều khoản đãi ngộ đã thỏa thuận trong phỏng vấn.

Câu 22: Khi viết thư yêu cầu thông tin (request for information letter), bạn nên mở đầu thư bằng cách nào để người nhận hiểu rõ mục đích của bạn ngay từ đầu?

• A. Bắt đầu bằng một câu hỏi mở để tạo sự tò mò cho người đọc.
• B. Nêu rõ mục đích yêu cầu thông tin ngay trong câu đầu tiên của thư.
• C. Kể một câu chuyện ngắn liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của người nhận.
• D. Gửi kèm một tài liệu tham khảo và yêu cầu người nhận tự tìm hiểu thông tin.

Câu 23: Trong thư xác nhận cuộc hẹn (appointment confirmation letter), điều gì quan trọng nhất cần xác nhận lại để tránh nhầm lẫn?

• A. Thời gian và địa điểm cụ thể của cuộc hẹn đã thống nhất trước đó.
• B. Thông tin chi tiết về người tham gia cuộc hẹn từ phía bạn.
• C. Mục tiêu chính của cuộc hẹn và các vấn đề cần thảo luận.
• D. Yêu cầu người nhận xác nhận lại sự đồng ý tham gia cuộc hẹn.

Câu 24: Bạn cần gửi một email nội bộ thông báo về chính sách mới của công ty. Phương thức giao tiếp nào sau đây là phù hợp nhất?

• A. Thông báo miệng trong cuộc họp giao ban hàng tuần.
• B. Đăng thông báo trên bảng tin của công ty.
• C. Nhắn tin riêng cho từng nhân viên qua ứng dụng chat.
• D. Gửi email thông báo chính thức đến toàn bộ nhân viên.

Câu 25: Trong thư giới thiệu ứng viên (letter of recommendation), người viết thư nên tập trung vào việc nêu bật những phẩm chất và kỹ năng nào của ứng viên?

• A. Thông tin cá nhân chi tiết về gia đình và sở thích cá nhân của ứng viên.
• B. Phẩm chất, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc và thành tích nổi bật của ứng viên liên quan đến vị trí ứng tuyển.
• C. Đánh giá chủ quan về tính cách và thái độ của ứng viên trong cuộc sống hàng ngày.
• D. So sánh ứng viên với những đồng nghiệp khác và chỉ ra sự khác biệt.

Câu 26: Khi viết thư yêu cầu điều chỉnh sai sót hóa đơn (invoice adjustment request letter), thông tin nào sau đây cần được cung cấp để giúp nhà cung cấp xử lý yêu cầu một cách nhanh chóng?

• A. Thông tin về tài khoản ngân hàng của công ty bạn để nhận tiền hoàn trả.
• B. Lịch sử giao dịch trước đây với nhà cung cấp để chứng minh sự tin cậy.
• C. Số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, chi tiết sai sót cần điều chỉnh và bằng chứng liên quan (nếu có).
• D. Thông tin về đối thủ cạnh tranh của nhà cung cấp và giá cả của họ.

Câu 27: Trong thư thông báo tuyển dụng (job announcement letter), điều gì quan trọng nhất cần làm nổi bật để thu hút ứng viên tiềm năng?

• A. Thông tin chi tiết về lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
• B. Danh sách các nhân viên hiện tại của công ty và trình độ học vấn của họ.
• C. Mô tả chi tiết về quy trình tuyển dụng và các vòng phỏng vấn.
• D. Mô tả công việc hấp dẫn, phúc lợi, cơ hội phát triển và văn hóa công ty tích cực.

Câu 28: Khi viết thư phản hồi yêu cầu thông tin (response to information request letter), điều gì quan trọng nhất cần đảm bảo?

• A. Cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời theo yêu cầu.
• B. Trì hoãn việc phản hồi để có thêm thời gian thu thập thông tin.
• C. Chỉ cung cấp một phần thông tin để giữ bí mật kinh doanh.
• D. Yêu cầu người gửi cung cấp thêm thông tin trước khi phản hồi.

Câu 29: Trong thư ủy quyền (authorization letter), mục đích chính là gì và ai là người có thẩm quyền ký thư này?

• A. Để xin phép cấp trên thực hiện một hành động nào đó.
• B. Để thông báo cho đối tác về một quyết định quan trọng của công ty.
• C. Để ủy quyền cho một cá nhân hoặc tổ chức thực hiện hành động thay mặt cho công ty, người có thẩm quyền cao nhất (ví dụ: Giám đốc) thường ký.
• D. Để yêu cầu cơ quan chức năng cấp phép cho một hoạt động kinh doanh.

Câu 30: Tình huống: Công ty bạn muốn thay đổi điều khoản thanh toán với nhà cung cấp. Hình thức thư tín thương mại nào phù hợp nhất để thông báo và đàm phán về thay đổi này?

• A. Gửi email thông báo thay đổi điều khoản thanh toán và yêu cầu nhà cung cấp tuân thủ.
• B. Viết thư đề xuất thay đổi điều khoản thanh toán, nêu rõ lý do và đề xuất phương án mới để đàm phán.
• C. Gọi điện thoại thông báo thay đổi điều khoản thanh toán.
• D. Gửi tin nhắn thông báo thay đổi điều khoản thanh toán.